A gestão de contratos pode ser um verdadeiro campo minado para muitas empresas. Com tantos detalhes para monitorar e a constante ameaça de não conformidade, os gestores frequentemente se encontram em situações desafiadoras. Este artigo explora como a gestão digital de contratos pode resolver essas dores e transformar completamente a abordagem de uma empresa para a gestão contratual.
Caos Contratual: Contratos perdidos em um mar de papéis
Imagine procurar um contrato específico em uma pilha de documentos físicos espalhados por diferentes departamentos ou em pastas da rede. Esse cenário é comum em muitas empresas que ainda dependem de papeladas. A dificuldade em localizar rapidamente as informações necessárias não só atrasa decisões importantes, mas também pode causar insegurança jurídica.
Versões inconsistentes gerando confusão
Quando diferentes versões de um contrato circulam pela empresa sem controle, encontrar a versão mais recente se torna uma tarefa árdua. Isso resulta em perda de tempo e retrabalho, além de possíveis conflitos internos e externos devido à falta de clareza e precisão nas informações contratuais.
Edições descontroladas
Sem visibilidade sobre quem modifica os contratos e quais alterações foram feitas, a empresa se expõe a riscos significativos de fraude e inadimplência. Essa falta de controle pode levar a sérios problemas legais e financeiros.
Pesadelo da LGPD
Multas milionárias à espreita
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) impõe multas severas para empresas que não controlam adequadamente o acesso e a modificação de contratos. A falta de um sistema de gestão robusto pode levar a violações da LGPD, colocando a saúde financeira da empresa em risco.
Dificuldade em provar compliance
Sem um registro de auditoria completo e confiável, demonstrar conformidade com a LGPD se torna um desafio estressante. A ausência de um histórico detalhado dificulta a defesa da empresa em caso de inspeções ou litígios.
Dados confidenciais em perigo
Contratos físicos são vulneráveis a vazamentos de informações sensíveis de clientes e da própria empresa. Falhas na segurança dos documentos físicos podem resultar em graves consequências legais e reputacionais.
Falta de Controle e Ineficiência
Perda de tempo em tarefas manuais
A busca e ações manuais em contratos consomem tempo precioso que poderia ser dedicado a atividades estratégicas. Esse desperdício de tempo é um dos maiores inimigos da produtividade empresarial.
Processos lentos e burocráticos
A gestão manual de contratos é intrinsecamente lenta e ineficiente. Ela atrasa a assinatura de novos contratos e a resolução de pendências, impactando negativamente a agilidade operacional da empresa.
Dificuldade em tomar decisões
A falta de históricos e dados precisos sobre os contratos impede a tomada de decisões estratégicas e assertivas. Sem acesso a informações detalhadas e atualizadas, os gestores ficam em desvantagem na hora de planejar e executar estratégias empresariais.
Insegurança e Riscos Jurídicos
Acesso indevido de terceiros
Contratos físicos podem ser facilmente roubados, perdidos ou acessados por pessoas não autorizadas. Essa vulnerabilidade expõe a empresa a riscos significativos de segurança e integridade das informações.
Falsificações e fraudes
Garantir a autenticidade e a integridade dos contratos físicos é um desafio. A falta de mecanismos de segurança robustos aumenta o risco de fraudes e litígios, comprometendo a confiança e a legalidade dos acordos.
Dificuldade em provar a validade de um contrato
A ausência de um registro de auditoria confiável torna difícil comprovar a validade de um contrato em caso de disputa judicial. Essa lacuna pode resultar em perdas financeiras e reputacionais substanciais para a empresa.
Falta de Colaboração e Comunicação
Dificuldade em compartilhar informações
A comunicação ineficaz entre departamentos devido à falta de um sistema centralizado para armazenar e compartilhar contratos cria barreiras significativas para a eficiência operacional. A troca de informações fragmentadas atrapalha a coordenação e a execução de tarefas.
Falta de visibilidade sobre o andamento dos contratos
Sem uma visão clara e atualizada sobre o status dos contratos, identificar gargalos nos processos se torna um desafio. A falta de transparência compromete a capacidade da empresa de acompanhar e gerenciar eficientemente os contratos.
Ineficiência na gestão de equipes
A ausência de ferramentas adequadas para coordenar o trabalho das equipes envolvidas na gestão de contratos leva a uma gestão ineficaz e fragmentada. A falta de integração entre as equipes resulta em duplicação de esforços e perda de produtividade.
Transforme essas Dores em Oportunidades com a Gestão Digital de Contratos
Assinaturas digitais seguras e rastreáveis
A adoção de assinaturas digitais elimina o caos e a insegurança dos contratos físicos. As assinaturas eletrônicas são rápidas, seguras e rastreáveis, garantindo a autenticidade e a integridade dos documentos.
Compliance com a LGPD sem preocupações
Com um sistema de gestão digital, é possível garantir a segurança dos dados e a conformidade com a LGPD. A empresa pode demonstrar facilmente a conformidade com a legislação, evitando multas e sanções.
Processos eficientes e automatizados
A automação de processos libera tempo para atividades estratégicas e elimina tarefas repetitivas. Isso resulta em uma gestão de contratos mais eficiente e produtiva.
Controle total e visibilidade completa
Com a gestão digital, é possível ter acesso instantâneo a todas as informações dos contratos e acompanhar o andamento dos processos em tempo real. A visibilidade completa permite identificar e resolver problemas rapidamente.
Colaboração e comunicação fluida
A gestão digital facilita o compartilhamento de informações e a comunicação entre departamentos. Isso melhora a coordenação e a eficiência operacional, resultando em uma gestão de contratos mais eficaz.
A gestão digital de contratos é a solução ideal para gestores que buscam:
- Eliminar as dores da gestão tradicional de contratos e transformar seus departamentos em centros de eficiência e segurança.
- Garantir o cumprimento da LGPD e proteger os dados da empresa e dos clientes.
- Tomar decisões estratégicas com base em dados precisos e insights valiosos.
- Melhorar a produtividade e a colaboração entre as equipes.
- Reduzir custos e otimizar os recursos da empresa.
A transformação digital necessária para otimizar sua gestão de contratos não é sinônimo de informatizar o processo, ou seja, de deixar de fazer esse gerenciamento manualmente. Ela implica em adotar ferramentas avançadas de gestão, como o CLM robusto da simplesmenteUse, que oferece soluções completas para a gestão de contratos. Essas ferramentas garantem a segurança, a eficiência e a conformidade dos processos contratuais, proporcionando uma gestão integrada e estratégica para a sua empresa.
Quer automatizar a gestão de contratos da sua empresa? Conheça as soluções da simplesmenteUse e saia do caos das papeladas e planilhas hoje mesmo!
