Neste webinar realizado em 8 de maio de 2024, Ângela Zander, cofundadora da simplesmenteUse, conduziu uma conversa com Samira Miguel, ex Gerente Jurídica do Instituto Ayrton Senna, a sobre a jornada de implementação de um sistema de gestão de contratos na instituição.
A conversa trouxe à tona a complexidade e os desafios enfrentados na gestão contratual de uma das maiores organizações educacionais do país, bem como os aprendizados que surgiram ao longo do processo.
Depois de muitos anos dedicados ao Instituto Ayrton Senna, a Doutora Samira é atualmente responsável pela área Jurídica da Ayrton Senna Empreendimentos.
A Importância de uma Gestão Eficiente de Contratos
Samira Miguel iniciou o webinar destacando a relevância da gestão de contratos em uma organização como o Instituto Ayrton Senna, que lida com uma volumetria significativa de contratos mensais. Em sua trajetória de 28 anos no Instituto, Samira Miguel teve a oportunidade de criar o departamento jurídico e acompanhar de perto a evolução dos processos contratuais, que passaram de um modelo descentralizado e artesanal para uma estrutura mais organizada e automatizada.
Ela relembrou os primeiros anos, quando o departamento jurídico ainda era embrionário e os contratos eram geridos de forma manual, com planilhas, documentos físicos e um fluxo de trabalho que dependia quase exclusivamente de interações humanas. “Era uma coisa muito louca”, disse Samira Miguel, referindo-se à época em que as demandas de contrato chegavam por e-mail ou presencialmente, criando um ambiente de pressão constante para atender prazos apertados.
A Necessidade de Automação e Padronização
Com o crescimento das atividades do Instituto e o aumento da complexidade dos contratos, tornou-se evidente a necessidade de padronizar e automatizar os processos. Samira Miguel destacou que o ponto de virada foi a necessidade de redução de sua equipe, o que exigiu uma revisão das práticas de trabalho. “Eu precisei diminuir a minha equipe que já não era muito grande, e isso determinou que optássemos por uma gestão através de uma plataforma de software”, explicou.
A implantação de um sistema de gestão de contratos foi vista como uma solução necessária para lidar com a alta demanda e para garantir que as operações continuassem a funcionar sem sobrecarregar a equipe. No entanto, a primeira tentativa de implementação não foi bem-sucedida, devido à escolha de um software inadequado para as necessidades específicas do Instituto. Esse contratempo sublinhou a importância de selecionar uma ferramenta que realmente atendesse às demandas da organização.
O Processo de Escolha da Ferramenta
Após a experiência inicial frustrante, a equipe do Instituto adotou uma abordagem mais cuidadosa para a seleção de um novo sistema. Com o apoio do departamento de TI, foi desenvolvida uma RFP (Request for Proposal), que detalhava os requisitos mínimos indispensáveis para a escolha de um novo software. Samira Miguel enfatizou a importância de ver demonstrações práticas dos sistemas oferecidos pelas empresas, para garantir que as funcionalidades propostas realmente atendiam às necessidades do Instituto.
Ângela Zander destacou a importância desse cuidado na escolha da ferramenta: “É essencial ver a demonstração de como o sistema realmente funciona. A gente precisa saber se ele atende às nossas necessidades antes de investir. Essa experiência prática pode evitar muitos problemas no futuro.”
Além disso, Samira Miguel mencionou a importância de visitar clientes que já utilizavam as ferramentas propostas. “Foi fundamental para nós, ouvir o feedback de outros clientes para entender onde doía e quais eram os pontos críticos”, comentou. Esse cuidado ajudou o Instituto a evitar os erros do passado e a escolher um sistema que fosse flexível e capaz de se adaptar às necessidades específicas da organização.
Implementação e Engajamento da Equipe
A implementação do novo sistema foi liderada por duas pessoas chave: Paula, uma secretária executiva que conhecia profundamente os fluxos de trabalho do departamento, e Ricardo, um advogado com forte inclinação para a tecnologia. A escolha dessas pessoas foi crucial para o sucesso da implantação, pois elas tinham a expertise necessária para personalizar o sistema às especificidades do Instituto.
Samira Miguel destacou que a autonomia dada a Paula e Ricardo foi essencial para o sucesso do projeto. “Eu empoderei o pessoal mesmo para tomar decisões”, disse. Isso garantiu que as decisões fossem tomadas rapidamente e que o sistema fosse implementado sem interrupções desnecessárias. Ela também ressaltou a importância de não buscar a perfeição logo de início: “O ótimo é inimigo do bom. Eu queria uma coisa que funcionasse.”
Ângela complementou essa ideia, dizendo: “É muito importante que as pessoas responsáveis pela implementação conheçam bem os processos internos. Isso facilita a transição e garante que o sistema atenda às necessidades reais da organização.”
Superando a Resistência e Criando Autonomia
Um dos maiores desafios enfrentados foi a resistência interna à mudança. Muitos funcionários estavam acostumados ao modelo anterior, onde podiam resolver questões contratuais diretamente com o departamento jurídico. Para superar essa resistência, o Instituto criou uma série de estratégias para engajar os usuários, incluindo a criação de vídeos tutoriais e manuais detalhados, além de promover plantões de dúvidas mensais.
Com o tempo, o novo sistema foi ganhando aceitação, e os usuários passaram a valorizar a autonomia que ele proporcionava. “Hoje, todas as áreas do Instituto conseguem fazer os seus contratos sozinhos”, relatou Samira Miguel, destacando que isso só foi possível graças ao esforço conjunto para educar e apoiar os usuários durante a transição.
Ângela enfatizou a importância de ter um sistema que facilite o trabalho diário: “Não é só sobre ter uma ferramenta, mas sobre como ela realmente ajuda as pessoas a fazerem seu trabalho de maneira mais eficiente. O sucesso vem quando todos entendem os benefícios e se sentem parte do processo.”
Conclusão
O caso do Instituto Ayrton Senna ilustra a complexidade envolvida na implementação de um sistema de gestão de contratos em uma grande organização. A experiência de Samira Miguel mostra que, embora o processo possa ser desafiador e exigir ajustes ao longo do caminho, os benefícios de uma gestão mais estruturada e automatizada superam os desafios iniciais.
Para aqueles que ainda estão em um estágio inicial de implementação ou enfrentam dificuldades semelhantes, Samira Miguel ofereceu um conselho valioso: “Tenha clareza sobre o que você está buscando, escolha seus parceiros com cuidado e esteja preparado para engajar toda a equipe no processo.”
Ângela Zander reforçou a mensagem, acrescentando: “A parceria e o engajamento são chave para o sucesso. Quando todos trabalham juntos, o resultado é sempre melhor.
Com uma abordagem estratégica e colaborativa, é possível transformar a gestão de contratos em um processo mais eficiente, seguro e alinhado com os objetivos da organização”.
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