A gestão de contratos passou por uma verdadeira revolução no cenário de negócios atual, com a crescente complexidade e necessidade de conformidade.
No webinar sobre gestão de contratos promovido pela simplesmenteUse em 23/10/24, Ângela Zander e Antonio Gaspar, cofundadores da empresa receberam o convidado Jeferson Goulart, Engenheiro Especialista em Administração Contratual do Operador Nacional do Sistema Elétrico (ONS) para discutir as etapas desta evolução.
Com o ONS administrando mais de 8 mil contratos anuais — muitos com uma duração de até 40 anos e com diversas modificações — a gestão eficaz desses contratos é essencial para manter a operação elétrica de todo o país.
Jeferson, com seus 15 anos de experiência no ONS, compartilhou conhecimentos preciosos sobre os desafios únicos do setor e a evolução das práticas contratuais ao longo dos anos. A história começa em um cenário familiar para muitas organizações: planilhas manuais, trâmites complexos e uma cadeia extensa de revisão e validação. Hoje, com processos digitalizados, ferramentas específicas para o setor e ferramentas especialistas em Gestão de Contratos, a realidade mudou significativamente.
O Papel do ONS e a questão dos Contratos e da Conformidade
Jeferson iniciou o encontro contextualizando a função do ONS, um ator fundamental que administra o funcionamento de toda a rede elétrica brasileira. Apesar de não ser amplamente conhecido, o ONS é o responsável por coordenar as operações para que a energia chegue a todos os cantos do país de forma segura e confiável. “Nós só aparecemos na mídia quando algo dá errado, como um apagão”, brincou Jeferson, destacando o papel discreto, porém essencial, do ONS.
Com a missão de manter o Sistema Interligado Nacional (SIN) operacional, o ONS gerencia um número massivo de contratos, desde concessões de linhas de transmissão até acordos de uso da rede. São contratos com duração de até 30 a 40 anos, regulados por normas rigorosas e frequentemente atualizados devido a novas regulamentações. Esse contexto técnico e regulamentado exige uma equipe especializada e processos bem definidos, e é aí que a gestão de contratos ganha especial relevância para o ONS.
Evolução e Primeiros Passos da Digitalização Contratual
Apesar dos avanços iniciais, restava um grande desafio: gerenciar e rastrear a vida dos contratos com o mínimo de intervenção humana. Jeferson destacou a importância de um sistema que assegurasse conformidade padronizada sem que cada contrato precisasse passar novamente pela equipe jurídica. “Criamos um modelo em que o jurídico participa do início, definindo o padrão dos contratos, mas a execução subsequente ocorria de forma independente,” explicou Jeferson. A criação de modelos contratuais padronizados permitiu que o departamento jurídico atuasse como parceiro estratégico, conferindo conformidade sem o retrabalho desnecessário.
A plataforma de Gestão de Contratos da simplesmenteUse foi decisiva para essa evolução Com integração total aos sistemas do ONS, ela automatizou a elaboração de contratos ao combinar dados técnicos de sistemas externos e cláusulas pré-aprovadas pelo jurídico. “Hoje, o jurídico define as diretrizes, e o sistema assegura que elas sejam seguidas em cada contrato, com rastreabilidade completa,” comentou Jeferson. O sistema monitora automaticamente os contratos que precisam ser ajustados de acordo com novas regulamentações e permite ações imediatas, garantindo que cada aditamento seja feito conforme necessário”.
Ângela Zander destacou a importância dessa flexibilidade: “Hoje, estamos falamos sobre a vida do contrato de uma maneira mais completa. E o que vemos aqui é a garantia de que o histórico e a visão completa estejam acessíveis a qualquer momento.” Ela destacou ainda que a plataforma foi adaptada para suportar uma gama enorme de informações e requisitos específicos para cada setor.
Preparando-se para o Futuro da Gestão Contratual
Com essa automação implementada, o próximo passo é gerenciar, de forma proativa, a atualização dos milhares de contratos existentes. Jeferson destacou que o ONS possui contratos que podem acumular até 40 aditivos ao longo de sua vida útil, especialmente devido a alterações na legislação ou na regulamentação do setor. Com o sistema, a meta é realizar uma leitura automática dos contratos históricos e identificar cada alteração ao longo do tempo, oferecendo uma visão consolidada do contrato e seus aditivos como se o documento fosse redigido hoje.
Nesse cenário, a plataforma de Gestão de Contratos da simplesmenteUse se mostrou uma verdadeira parceira ao permitir que os contratos sejam geridos de forma centralizada, com relatórios que mostram exatamente quais cláusulas precisam ser revisadas em cada contrato e o histórico detalhado de cada alteração. Isso proporciona agilidade e confiança para o jurídico e para a equipe de engenharia, além de reduzir o risco de não conformidade.
Gaspar mencionou a importância de um relacionamento estreito com o ONS para que cada detalhe da plataforma fosse ajustado à realidade do setor: “Foi um desafio e tanto, mas a parceria permitiu um avanço completo que atende a um setor com uma das regulamentações mais exigentes do país.” Ele acrescentou ainda, sobre a continuidade dessa jornada: “A evolução não parou; ela continua. A nossa viagem ao futuro não tem fim.”
Dicas para Empresas que Buscam Evoluir em Gestão de Contratos
Encerrando o webinar, Jeferson ofereceu alguns conselhos para empresas que ainda estão em estágios iniciais da digitalização da gestão de contratos:
1. Defina seus Objetivos: É essencial conhecer bem as necessidades da organização e traçar objetivos claros. No caso do ONS, isso incluiu a necessidade de conformidade e integração com outros sistemas já existentes.
2. Comece aos Poucos: É importante estabelecer prioridades e implementar melhorias aos poucos. Com o ONS, a digitalização começou com assinaturas digitais e, gradualmente, evoluiu para um sistema completo de gestão.
3. Busque uma Plataforma Flexível: As demandas mudam constantemente. A plataforma de contratos precisa ser flexível para atender às novas exigências do negócio e à evolução do mercado, sem necessidade de substituir o sistema em curto prazo.
4. Garanta a Parceria Jurídica: A atuação conjunta com o jurídico é essencial para manter a conformidade e mitigar riscos. O jurídico deve ser um parceiro estratégico, desenvolvendo cláusulas padrão e contribuindo para a elaboração de contratos mais seguros e eficientes.
5. Avalie a Integração com Outros Sistemas: A integração foi fundamental para o ONS, pois permitiu que os dados fossem sincronizados entre diferentes sistemas, facilitando a geração automática de contratos.
Gestão de Contratos: Uma Jornada Contínua
Ao final do encontro, ficou claro que a gestão de contratos continua a evoluir. Jeferson observou que o ONS ainda enfrenta desafios e que a jornada para aprimorar a gestão de contratos está longe de terminar. Ele destacou que a parceria com a simplesmenteUse possibilitou avanços significativos e que o futuro exigirá ainda mais inovação e adaptação. “O contrato não é só uma peça que fica na gaveta. Ele conta uma história e vive essa história com a empresa”, concluiu.
Para empresas que buscam melhorar sua gestão de contratos, as lições do ONS oferecem um modelo prático e eficiente de como a tecnologia pode ser integrada ao planejamento estratégico, criando sistemas de alto desempenho e gerando valor para todos os envolvidos.
