A gestão de contratos exige comunicação constante entre diferentes setores, como jurídico, financeiro, compras e compliance. No entanto, quando essa comunicação acontece por e-mails, mensagens de WhatsApp ou anotações espalhadas, as informações podem se perder, comprometer a tomada de decisões e até gerar riscos para a empresa.
A troca de mensagens dentro do próprio sistema de gestão de contratos resolve esse problema, garantindo rastreabilidade, centralização de informações e agilidade na comunicação. Neste artigo, você entenderá como essa funcionalidade pode transformar a forma como sua empresa gerencia contratos.
Os Problemas da Comunicação por E-mail na Gestão de Contratos
📌 1. Falta de Rastreabilidade e Histórico de Conversas
Mensagens trocadas por e-mail podem ser apagadas, ignoradas ou simplesmente perdidas entre dezenas de outras demandas. Isso dificulta a consulta ao histórico de negociações e pode levar a decisões equivocadas por falta de informações completas.
📌 2. Informações Descentralizadas e Falha na Comunicação
Quando diferentes setores utilizam canais de comunicação distintos (e-mails, WhatsApp, reuniões presenciais), as informações ficam dispersas. Isso gera confusão e pode levar a erros na execução dos contratos.
📌 3. Dificuldade na Gestão de Aprovações e Pendências
Solicitações importantes podem ser esquecidas em longas trocas de e-mails, atrasando aprovações e impactando prazos críticos. Além disso, é difícil acompanhar quais contratos precisam de ajustes ou revisões.
📌 4. Problemas na Comunicação com Clientes e Fornecedores
Além da comunicação interna, a troca de informações com a outra parte envolvida no contrato — seja um cliente ou fornecedor — pode ser um grande desafio. O envio de minutas, solicitações de documentos e negociações muitas vezes ocorre por e-mail, o que dificulta a rastreabilidade. Um sistema centralizado permite que toda essa comunicação seja registrada dentro do próprio contrato, garantindo organização e evitando perda de informações críticas.
Como a Troca de Mensagens Dentro do Sistema Resolve Esses Problemas?
✅ 1. Comunicação Centralizada e Integrada ao Contrato
A troca de mensagens acontece dentro do próprio sistema de gestão, vinculada diretamente ao contrato correspondente. Isso garante que todas as conversas fiquem acessíveis para os responsáveis, evitando perda de informações.
✅ 2. Histórico Completo e Rastreável
Cada interação fica registrada no sistema, permitindo consultas rápidas sobre decisões tomadas, mudanças solicitadas e aprovações concedidas. Isso melhora a governança e reduz riscos jurídicos.
✅ 3. Notificações Automáticas para Agilidade no Processo
Quando um responsável recebe uma nova mensagem, o sistema gera alertas e notificações, garantindo que nenhuma solicitação passe despercebida. Isso acelera aprovações e revisões contratuais.
✅ 4. Segurança e Controle de Acessos
Diferente de e-mails, onde qualquer mensagem pode ser encaminhada sem controle, o sistema permite configurar permissões de acesso, garantindo que cada setor visualize apenas as informações relevantes.
✅ 5. Melhoria na Colaboração Entre Departamentos
Com todas as comunicações centralizadas e organizadas por contrato, jurídico, compras, financeiro e compliance podem colaborar de forma eficiente, reduzindo falhas e garantindo uma execução mais fluida dos contratos.
✅ 6. Comunicação Direta com Clientes e Fornecedores
Além da comunicação interna, o sistema permite que clientes e fornecedores tenham um canal direto para envio e recebimento de documentos, minutas e esclarecimento de dúvidas dentro da própria plataforma. Isso elimina a necessidade de múltiplos e-mails e garante que todas as interações fiquem registradas no histórico do contrato, promovendo mais transparência e eficiência.
Conclusão
Depender de e-mails e mensagens externas para gerenciar contratos pode gerar atrasos, perda de informações e riscos desnecessários. A troca de mensagens dentro do sistema de gestão garante agilidade, rastreabilidade e maior controle sobre a comunicação contratual.
Se sua empresa ainda enfrenta dificuldades na comunicação entre setores e partes externas, é hora de modernizar sua gestão de contratos. Fale com nossos especialistas e descubra como um sistema integrado pode transformar seu processo!
