A gestão eficiente de vários tipos de contrato é essencial para qualquer empresa que busca agilidade e segurança em suas operações. No entanto, a diversidade de tipos de contratos e a complexidade do gerenciamento podem ser desafiadoras. Este artigo explorará como diferentes tipos de contratos são gerados e gerenciados dentro de uma empresa, destacando a importância de um processo ágil e seguro com ajuda da ferramenta adequada de CLM.
Entendendo os Tipos de Contratos em uma Empresa
Existem diversos tipos de contratos dentro de uma empresa, cada um atendendo a necessidades específicas. Os mais comuns incluem:
- Contratos de Trabalho: Acordos entre empregador e empregado detalhando termos de emprego.
- Contratos de Prestação de Serviços: Acordos com fornecedores e prestadores de serviços.
- Contratos de Compra e Venda: Acordos relacionados à compra e venda de bens ou serviços.
- Contratos de Licenciamento: Acordos sobre o uso de propriedade intelectual.
- Contratos de Locação: Acordos para o aluguel de imóveis ou equipamentos.
Esses contratos são frequentemente gerados por diferentes departamentos, mas o departamento jurídico geralmente desempenha um papel crucial na revisão e aprovação para garantir a conformidade legal e a mitigação de riscos.
Para evitar maiores consequências legais e prejuízos, algumas empresas ainda mantêm processos lentos e burocráticos, nos quais a responsabilidade volta para o jurídico rever o contrato e chancelar, atestando que está tudo em conformidade.
Afinal, como ter segurança de que não houve mudança nos dados, em uma cláusula importante, por exemplo? Quando a ferramenta de CLM é robusta, é possível impedir que haja alterações em certos campos do contrato. A ferramenta já preenche com os dados variáveis e encaminha para assinatura, não permitindo mudanças. Isso proporciona segurança.
O Papel do Departamento Jurídico e a Colaboração com Outros Setores
Na maioria das empresas, o departamento jurídico é responsável por elaborar e revisar contratos para assegurar que todos os acordos estejam em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis. Esse processo, no entanto, pode ser demorado se todos os contratos precisarem passar por várias etapas de revisão antes de serem finalizados.
Com a ferramenta certa de CLM, a empresa pode ter o jurídico à frente produzindo os contratos, mas depois disso, com o template fornecido, os demais setores conseguem desenvolver o trabalho com eficiência e segurança.
Como os Contratos são gerados?
- Demandas Internas: Os departamentos de vendas, compras, recursos humanos, e outros geram demandas por contratos.
- Cooperação Interdepartamental: Enquanto os departamentos cooperam na geração de contratos, o jurídico frequentemente lidera o processo para garantir a conformidade.
A Ferramenta de Gestão de Contratos da simplesmenteUse
Imagine ter uma ferramenta que não só facilita a criação e gerenciamento de contratos, mas também garante segurança e conformidade. A ferramenta de Gestão de Ciclo de Vida de Contratos (CLM) da simplesmenteUse oferece exatamente isso.
Benefícios da Ferramenta CLM:
- Agilidade: Com templates de contratos aprovados pelo jurídico, outros departamentos podem rapidamente gerar os contratos de acordo com suas necessidades específicas.
- Segurança: A ferramenta permite que o jurídico impeça alterações não autorizadas. Assim, os gestores registram os dados variáveis específicos sem comprometer a integridade do contrato.
- Eficiência: Elimina a necessidade de repetidas revisões jurídicas para contratos padronizados, acelerando o processo de assinatura e execução.
Por exemplo, um contrato de prestação de serviços pode ser gerado usando um template. Se a outra parte não alterar nenhuma cláusula, o contrato está automaticamente em conformidade legal e pronto para ser assinado, sem precisar voltar para o jurídico.
Implementando a Ferramenta de CLM da simplesmenteUse
Para implementar a ferramenta de CLM da simplesmenteUse, siga um processo cadenciado:
- Avaliação Inicial: Identifique os tipos de contratos mais comuns e os processos internos existentes.
- Configuração de Templates: Trabalhe com o departamento jurídico para criar templates padronizados.
- Treinamento de Equipe: Capacite os colaboradores para usar a ferramenta de forma eficaz.
- Monitoramento e Ajustes: Realize auditorias regulares para garantir que os processos estejam funcionando corretamente e faça ajustes conforme necessário.
Ao adotar essa ferramenta, sua empresa pode superar os desafios de migração do antigo processo de gerenciamento de contratos para o novo, digital e automatizado. A adesão dos diversos departamentos será facilitada pela simplicidade e eficiência da ferramenta, promovendo uma cultura de conformidade e agilidade.
Simplificando e Acelerando a Gestão de Contratos com Segurança
Alguns contratos acabam virando rotina. Na ferramenta de gestão de contratos da simplesmenteUse, o jurídico produz o template e, se a outra parte não alterar nenhuma cláusula, o contrato está em conformidade legal e dentro das regras da empresa, podendo ser enviado diretamente para assinatura.
Ou seja, não precisa passar pelo jurídico outra vez. O jurídico só precisaria ser acionado novamente se houvesse algum questionamento, se a outra parte não concordasse com alguma cláusula, por exemplo. Isso proporciona mais agilidade e segurança.
A transição para contratos eletrônicos pode parecer desafiadora, mas com as ferramentas e estratégias certas, é possível alcançar um nível superior de eficiência e segurança. A ferramenta de CLM da simplesmenteUse é o parceiro ideal nessa jornada, oferecendo uma solução robusta que garante conformidade legal, segurança e agilidade. Vamos conversar!
