A tecnologia na gestão de contratos é um importante passo na operação de qualquer empresa, independentemente do seu tamanho ou setor. Com o avanço das tecnologias, novas ferramentas têm surgido para otimizar e agilizar essa gestão, tornando-a mais eficiente, segura e proativa.
Neste artigo, vamos explorar o impacto das novas tecnologias na gestão de contratos, com um foco especial no CLM da simplesmenteUse e suas integrações com plataformas de assinatura digital, ERPs e CRMs. Vamos lá!
A Revolução Tecnológica na Gestão de Contratos
A gestão de contratos tradicionalmente envolve uma série de desafios, desde a criação e revisão de documentos, passando pelo acompanhamento de prazos e conformidade, indo até o encerramento dos contratos. No entanto, a introdução de tecnologias avançadas está mudando o dia a dia dessa gestão. Ferramentas de Gerenciamento de Ciclo de Vida de Contratos (CLM), como a oferecida pela simplesmenteUse, estão na vanguarda dessa transformação.
Como o CLM da simplesmenteUse Pode Ajudar
O CLM da simplesmenteUse é uma solução robusta que automatiza e centraliza todo o ciclo de vida dos contratos, desde a solicitação, criação, gestão até a renovação ou encerramento. Aqui estão algumas maneiras pelas quais essa tecnologia pode beneficiar sua empresa:
- Automatização de Processos: O CLM automatiza tarefas repetitivas, como a solicitação e criação de contratos padrão, e acompanha passo a passo os processos de elaboração, renovação, aditamento, monitoramento das documentações, obrigações com terceiros, medições, até o encerramento do contrato, através de workflows personalizados, liberando tempo para que sua equipe se concentre em atividades estratégicas.
- Centralização de Documentos: Todos os contratos, os documentos exigidos das contratadas e dos terceiros são armazenados em um único local, facilitando o acesso e a busca por informações específicas.
- Conformidade e Segurança: O sistema garante que todos os contratos estejam em conformidade com as regulamentações aplicáveis, como a LGPD, e oferece segurança robusta para proteger dados sensíveis.
O Impacto da Plataforma de Assinatura Digital
Plataformas de assinatura digital integradas ao CLM da simplesmenteUse representam outra inovação que traz inúmeros benefícios:
- Rapidez e Eficiência: A assinatura digital elimina a necessidade de impressão, envio e armazenamento de documentos físicos, acelerando o processo de assinatura e reduzindo este tipo de custo.
A integração com o CLM da simplesmenteUse, faz o upload automático do documento nas plataformas de assinatura digital e o download quando todos assinarem.
- Acompanhamento e visibilidade: Um CLM como o da simplesmenteUse, integrado às plataformas de assinatura digital, traz visibilidade automática de quem já assinou os documentos, tudo em um único lugar.
- Validade Jurídica: As assinaturas digitais têm validade jurídica e são aceitas em tribunais, garantindo a legalidade dos contratos assinados eletronicamente.
- Sustentabilidade: A redução do uso de papel contribui para práticas empresariais mais sustentáveis.
Integrações com ERPs, CRMs e Outras Soluções
- A verdadeira força do CLM da simplesmenteUse se revela quando ele é integrado a outros sistemas empresariais, como ERPs, CRMs e BIs. Essas integrações proporcionam uma gestão de contratos ainda mais segura, sem a necessidade de digitar as mesmas informações em vários sistemas:
- Melhor Gestão de Dados: A integração com ERPs permite que dados financeiros e operacionais sejam sincronizados com os contratos, facilitando a gestão financeira e o planejamento estratégico.
- Visibilidade e Controle: A integração com CRMs oferece uma visão completa do ciclo de vida do cliente, desde a negociação inicial até a renovação do contrato, melhorando o relacionamento com o cliente e a retenção.
- Eficiência Operacional: A integração com outras soluções empresariais, como sistemas de controle de acesso, garante que todas as partes interessadas tenham acesso às informações necessárias, melhorando a eficiência e a colaboração.
- Proatividade: Já a integração com soluções de BI (Business Intelligence), por sua vez, permite a visibilidade das informações que a alta direção precisa para tomar decisões rápidas e assertivas sobre os contratos da empresa.
Exemplos práticos
Vamos explorar alguns exemplos práticos de como o uso de um CLM (Contract Lifecycle Management) e suas integrações com outros sistemas podem beneficiar a gestão de contratos em diferentes cenários empresariais.
- Exemplo 1: Automação de Processos em uma Empresa de Serviços
Cenário: Uma empresa de serviços de TI lida com um grande volume de contratos de manutenção e suporte com diversos clientes.
Desafio: Gerenciar manualmente a criação, revisão e renovação desses contratos consome muito tempo e está sujeito a erros humanos.
Solução com CLM:
- Automatização de Tarefas: O CLM deve automatizar desde a solicitação e a criação de contratos padrão, acompanhar passo a passo os processos de elaboração, renovação, aditamento e encerramento através de workflows personalizados. Tudo isso para você saber o que foi feito, quem fez e quando fez.
- Centralização de Documentos: Todos os contratos devem estar armazenados em um repositório centralizado, facilitando o acesso e a busca por informações específicas. Mas é fundamental que cada contrato seja apresentado de acordo com a devida permissão.
- Conformidade: O sistema deve garantir que todos os contratos estejam em conformidade com as regulamentações aplicáveis, como a LGPD.
Benefícios: A empresa reduz o tempo gasto em tarefas administrativas, minimiza erros e garante a conformidade regulatória, permitindo que a equipe se concentre em atividades estratégicas.
- Exemplo 2: Integração com CRM em uma Empresa de Vendas
Cenário: Uma empresa de vendas B2B utiliza um CRM para gerenciar o relacionamento com os clientes e um sistema separado para a gestão de contratos.
Desafio: A falta de integração entre o CRM e o sistema de gestão de contratos resulta em dados fragmentados e dificulta a visibilidade completa do ciclo de vida do cliente.
Solução com CLM Integrado ao CRM:
- Sincronização de Dados: A integração do CLM da simplesmenteUse com o CRM permite que todas as informações de contratos sejam sincronizadas com os dados do cliente e da negociação.
- Visibilidade Completa: A equipe de vendas tem uma visão completa do ciclo de vida do cliente, desde a negociação inicial até a renovação ou o encerramento do contrato.
- Melhoria no Atendimento: Com acesso a informações atualizadas e centralizadas, a equipe pode oferecer um atendimento mais personalizado e eficiente.
Benefícios: A empresa melhora a eficiência operacional, aumenta a satisfação do cliente e potencializa as oportunidades de vendas cruzadas e upsell.
- Exemplo 3: Integração com ERP em uma Empresa de Manufatura
Cenário: Uma empresa de manufatura utiliza um ERP para gerenciar suas operações financeiras e de produção, mas a gestão de contratos é feita em planilhas.
Desafio: A falta de integração entre o ERP e a gestão de contratos resulta em dificuldades para alinhar os contratos com os dados financeiros e operacionais.
Solução com CLM Integrado ao ERP:
- Gestão Financeira: A integração do CLM da simplesmenteUse com o ERP permite que os dados financeiros e operacionais sejam sincronizados com os contratos para gestão do saldo dos contratos.
- Planejamento Estratégico: A empresa pode alinhar melhor seus contratos com o planejamento financeiro e operacional, garantindo que todos os aspectos estejam em conformidade.
- Eficiência Operacional: A integração melhora a eficiência operacional, garantindo que todas as partes interessadas tenham acesso às informações necessárias.
Benefícios: A empresa melhora a gestão financeira, aumenta a eficiência operacional e garante que todos os contratos estejam alinhados com os objetivos estratégicos.
Conclusão
As novas tecnologias estão transformando a gestão de contratos, tornando-a mais eficiente, segura e integrada. O CLM da simplesmenteUse, com suas funcionalidades avançadas e integrações robustas, é uma ferramenta poderosa que pode ajudar sua empresa a superar os desafios da gestão contratual e alcançar novos níveis de eficiência e conformidade.
Adotar essas tecnologias não é apenas uma questão de modernização, mas uma estratégia essencial para garantir a competitividade e o sucesso em longo prazo.
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