A gestão de terceiros é um dos pilares essenciais para o sucesso e a segurança operacional de qualquer organização. No entanto, a complexidade de gerenciar fornecedores, parceiros e prestadores de serviços de maneira eficiente e conforme as regulações pode ser um desafio. É nesse cenário que entra a necessidade de um software de gestão de terceiros, que centraliza informações, monitora documentações e avalia fornecedores, reduzindo riscos e garantindo conformidade.
Neste artigo, exploramos como uma gestão eficiente de terceiros pode reduzir riscos para a sua empresa e como um sistema de gestão de contratos e terceiros desempenha um papel estratégico nesse controle.
A importância da gestão de terceiros
Terceiros são peças-chave para o funcionamento das empresas, mas também representam riscos potenciais se não forem gerenciados adequadamente. Entre os principais riscos associados a uma má gestão de terceiros estão:
- Falta de conformidade com normas regulatórias.
- Riscos de corresponsabilidade ou responsabilidade solidária em processos jurídicos.
- Problemas na qualidade dos serviços ou produtos fornecidos.
- Riscos financeiros devido a contratos mal gerenciados.
- Reputação prejudicada por ações inadequadas de fornecedores.
Uma gestão eficiente de terceiros não apenas reduz esses riscos, mas também contribui para a otimização de processos internos, garantindo que a empresa opere com mais previsibilidade, segurança e eficiência.
Como centralizar informações pode reduzir riscos
Uma das maiores dificuldades ao gerenciar terceiros é a pulverização de informações. Dados relevantes como contratos, documentações e certificações frequentemente estão espalhados em diferentes sistemas, em pastas da rede, em e-mails e até mesmo em arquivos físicos.
Benefícios da centralização de informações:
- Acesso rápido e fácil aos dados de fornecedores e de funcionários terceirizados.
- Manutenção de históricos de informações e documentos.
- Redução de erros decorrentes de informações desatualizadas.
- Visão completa e estratégica sobre o relacionamento com terceiros.
Um software de gestão de terceiros permite reunir todas as informações em um único lugar, criando um banco de dados organizado e acessível. Isso não apenas facilita a consulta, mas também permite identificar rapidamente possíveis irregularidades ou lacunas de conformidade.
Monitoramento de documentações: um passo para a conformidade
Manter a documentação dos terceiros em dia é essencial para cumprir regulamentos legais e garantir o funcionamento contínuo da empresa. No entanto, acompanhar prazos de vencimento de licenças, certificados e seguros pode ser trabalhoso e suscetível a falhas quando feito manualmente.
Como um software de gestão de terceiros ajuda:
- Armazenamento seguro e centralizado de toda a documentação.
- Workflows para cobrança automática de documentos prestes a vencer.
- Controle automático da validade dos documentos;
- Distribuição automática do documento para quem tem competência para verificar
- Registro de histórico de atualizações para auditorias.
Esses recursos tornam o processo de monitoramento mais confiável, reduzindo significativamente o risco de corresponsabilidade ou responsabilidade solidária, interrupções operacionais e problemas legais.
Avaliação de fornecedores: garantindo qualidade e segurança
Outro aspecto crucial da gestão de terceiros é a avaliação contínua dos fornecedores. Não basta selecionar bons parceiros; é preciso acompanhar seu desempenho regularmente para garantir que eles continuam atendendo aos padrões de qualidade e conformidade.
Critérios para avaliação de fornecedores:
- Qualidade dos serviços ou produtos entregues.
- Cumprimento de prazos contratuais.
- Regularidade na entrega de documentações.
- Adesão às políticas de segurança e normas regulatórias.
Um software de gestão de terceiros pode incluir módulos específicos para avaliação de desempenho, permitindo que as empresas monitorem e pontuem fornecedores de maneira objetiva.
O papel do CLM na gestão de terceiros
Um sistema de gestão de contratos (CLM) não é apenas uma ferramenta para gerenciar documentos; ele também desempenha um papel estratégico na integração e controle de terceiros, afinal de contas é fundamental que haja cobertura contratual para mobilizar terceiros nas empresas.
Benefícios do CLM na gestão de terceiros:
- Automatização de processos: Reduz tarefas manuais e melhora a eficiência do gerenciamento.
- Integração com outros sistemas: Conecta dados de contratos com informações de fornecedores e parceiros.
- Gestão centralizada: Oferece uma visão unificada de contratos, documentações e avaliações.
- Conformidade regulatória: Ajuda a garantir que todos os requisitos legais sejam atendidos, protegendo a empresa de penalidades.
Ao adotar um CLM com recursos voltados para a gestão de terceiros, sua empresa ganha não apenas eficiência, mas também mais segurança no controle desses relacionamentos.
Como implementar um software de gestão de terceiros?
A implementação de um software de gestão de terceiros deve começar com uma análise das necessidades específicas da sua empresa. Aqui está um passo a passo para ajudar nesse processo:
- Mapeie suas demandas: Identifique os principais desafios na gestão de terceiros, como atrasos em documentações ou falta de visibilidade.
- Escolha um software adequado: Opte por uma solução que ofereça centralização, automação, integração com outras ferramentas que você já utiliza e que implemente as políticas da gestão de terceiros da sua empresa.
- Treine sua equipe: Garanta que todos os envolvidos na gestão de terceiros estejam capacitados para usar o sistema de forma eficiente.
- Implemente gradualmente: Comece pelos fornecedores mais críticos e amplie o uso da ferramenta conforme a necessidade.
- Acompanhe os resultados: Monitore o impacto do software na redução de riscos e na melhoria da conformidade.
Conclusão
A gestão de terceiros vai muito além de solicitar uma lista de documentos, ela é fundamental para reduzir riscos, garantir conformidade e melhorar a eficiência operacional da empresa.
Ao investir em um software de gestão de terceiros, você ganha controle sobre documentações, avaliações e desempenho dos fornecedores, além de integrar essas informações a um sistema de gestão de contratos. O resultado? Mais segurança, previsibilidade e tranquilidade para sua equipe.
Não espere mais para implementar uma solução que leve a gestão de terceiros da sua empresa para o próximo nível. Avalie as opções disponíveis no mercado e escolha uma ferramenta que atenda às suas necessidades. Afinal, em um mundo onde o cumprimento das normas e a redução de riscos são indispensáveis, estar um passo à frente é o que garante o sucesso!
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