Nos últimos anos, o gerenciamento de contratos tem se tornado cada vez mais complexo e crucial para o sucesso das empresas. Com o avanço da tecnologia e a crescente demanda por eficiência e conformidade, a escolha do software de Gerenciamento de Ciclo de Vida de Contratos (CLM) tornou-se uma decisão estratégica para muitas organizações.
Desde a crise financeira de 2008 até os desafios trazidos pela pandemia global em 2020, as empresas têm enfrentado uma série de mudanças e pressões que destacaram a importância de uma gestão de contratos eficaz.
Neste artigo, vamos explorar cinco pontos fundamentais a serem considerados antes de selecionar um software de CLM.
A evolução dos sistemas de CLM
Testemunhamos na história recente um aumento significativo no volume e na complexidade dos contratos, impulsionado pela globalização dos negócios, regulamentações mais rigorosas e uma maior conscientização sobre os riscos contratuais.
Além disso, a necessidade de garantir a conformidade legal e regulatória tornou-se uma prioridade para muitas empresas, especialmente em setores altamente regulamentados, como financeiro, saúde e tecnologia.
Diante desse cenário, os sistemas de CLM evoluíram rapidamente para atender às crescentes demandas do mercado, oferecendo recursos avançados de automação, análise de dados e integração com outros sistemas empresariais.
No entanto, com tantas opções disponíveis, escolher o software certo para as necessidades específicas da sua empresa pode ser uma tarefa desafiadora. É por isso que neste artigo vamos explorar cinco considerações essenciais que você deve ter em mente ao selecionar um software de CLM, garantindo eficiência, conformidade e minimização de riscos para o seu negócio.
Confira a seguir as cinco considerações para se fazer antes de escolher um software de CLM!
1. Avaliar as necessidades específicas da sua empresa
Antes de escolher um software de CLM, é essencial avaliar cuidadosamente as necessidades específicas da sua empresa. Considere fatores como o volume de contratos que sua empresa lida diariamente e os processos internos de gerenciamento de contratos.
Faça perguntas como: seus processos estão bem-definidos e documentados? Onde os contratos estão armazenados atualmente e qual é a qualidade desse armazenamento? Tenha cuidado com as “indicações” de software que podem não atender às suas necessidades específicas.
2. Analisar sistemas que ofereçam o “verdadeiro” CLM (Contract Lifecycle Management)
Nem todos os sistemas rotulados como CLM oferecem os recursos completos necessários para um gerenciamento eficaz do ciclo de vida dos contratos. Certifique-se de avaliar sistemas que ofereçam o verdadeiro CLM, incluindo recursos abrangentes de criação, revisão, negociação, assinatura, armazenamento e monitoramento de contratos.
3. Integração
A integração com sistemas e aplicativos já utilizados pela sua empresa, como CRM, ERP e assinatura digital, é essencial para ganhar agilidade na inserção de dados que já existem. Escolha um software de CLM que ofereça integração fácil e eficiente com os sistemas existentes na sua empresa.
4. Personalização e flexibilidade
Procure por um software de CLM que ofereça capacidade de personalização e flexibilidade para adaptar fluxos de trabalho, campos de telas e modelos de contratos às necessidades específicas da sua empresa. Evite sistemas “de prateleira” que não oferecem essa flexibilidade e podem não atender completamente às suas necessidades.
5. Implantação por etapas
Ao escolher um software de CLM, avalie se o sistema pode ser implantado em etapas. Evite implantações caras e demoradas que só trarão resultados em longo prazo. Prefira sistemas que permitam uma implantação por etapas, para que você possa colher os benefícios com rapidez e minimizar interrupções nos processos de negócios.
Dica extra
Além das considerações acima, é importante buscar fornecedores que sejam verdadeiros parceiros de negócios, entendendo suas necessidades atuais e futuras. Escolha um fornecedor de software de CLM que esteja comprometido em fornecer suporte contínuo e soluções personalizadas para o sucesso da sua empresa.
A escolha do software de CLM adequado pode ter um impacto positivo significativo nos processos de negócios de uma empresa.
Como a simplesmenteUse pode otimizar a gestão de contratos da sua empresa
A simplesmenteUse oferece uma solução abrangente e personalizável para o gerenciamento eficiente de contratos em sua empresa. Com nossa plataforma de CLM, você pode simplificar e otimizar todos os aspectos do ciclo de vida do contrato, desde a criação e revisão até a assinatura e renovação.
Nossa plataforma é projetada para atender às necessidades específicas de sua empresa, oferecendo recursos avançados de automação, análise e integração para tornar o processo de gestão de contratos mais eficiente e eficaz. Com a simplesmenteUse, você pode:
- Centralizar todos os contratos em um único local: Nunca mais perca um contrato importante ou desperdice tempo procurando documentos. Nossa plataforma permite que você armazene e gerencie todos os seus contratos de forma organizada e acessível.
- Automatizar tarefas repetitivas: Reduza o tempo gasto em tarefas manuais e repetitivas, como preenchimento de campos, envio de lembretes de vencimento e coleta de assinaturas. Com nossa automação inteligente, você pode agilizar o processo de gerenciamento de contratos e aumentar a produtividade de sua equipe.
- Analisar dados e identificar tendências: Obtenha insights valiosos sobre seus contratos e identifique tendências, padrões e oportunidades de melhoria. Nossa plataforma oferece recursos avançados de análise de dados para ajudá-lo a tomar decisões informadas e estratégicas.
- Receber suporte personalizado: Nossa equipe dedicada de especialistas está sempre disponível para fornecer suporte e orientação personalizados. Desde a implementação até o suporte contínuo, estamos aqui para ajudá-lo em todas as etapas do processo.
- Integrar-se facilmente com outros sistemas: Integre nossa plataforma de CLM com seus sistemas e aplicativos existentes, como CRM, ERP e assinatura eletrônica, para garantir uma troca suave de dados e uma experiência do usuário aprimorada.
Com a simplesmenteUse, você pode transformar a maneira como sua empresa gerencia contratos, garantindo eficiência, conformidade e sucesso em longo prazo. Nós podemos ajudá-lo a alcançar seus objetivos de gestão de contratos.
Conclusão
No mundo empresarial atual, escolher o software adequado para gerenciar o ciclo de vida dos contratos é essencial para garantir eficiência, conformidade e minimização de riscos.
Antes de tomar uma decisão, é crucial avaliar diversas considerações importantes que impactam diretamente na escolha do sistema ideal para as necessidades da sua empresa.
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