Um sistema de gestão de contratos vai muito além de apenas arquivar documentos: ele permite monitorar prazos, garantir o cumprimento de obrigações e acompanhar cada etapa dos contratos. Ainda assim, muitas empresas mantêm esses processos de forma manual ou em planilhas, o que leva a perdas de prazos, erros e trabalho duplicado. Com um sistema completo, é possível trazer organização, eficiência e segurança a esse processo essencial.
Neste artigo, vamos explorar como um sistema completo para gestão de contratos pode beneficiar sua empresa, reduzindo riscos e aumentando a produtividade.
Vantagens de um Sistema Completo de Gestão de Contratos
Um sistema de gestão de contratos vai muito além de simplesmente armazenar documentos digitais. Ele oferece ferramentas específicas para que o processo de gestão seja mais ágil e eficiente. Abaixo estão algumas das principais vantagens:
1 – Repositório único
Manter todos os contratos em um repositório único, com informações e documentos importantes à disposição, garante a unicidade das informações. Quando isso tudo está pulverizado em pastas na rede, planilhas e e-mails é impossível garantir uma gestão eficiente.
2. Automação de Processos
Automatizar o fluxo de contratos permite uma gestão mais rápida e confiável, reduzindo a quantidade enorme de e-mail trocados, a necessidade de aprovações manuais e os erros comuns nesse processo.
3. Rastreamento de Prazos e Cumprimento de Obrigações
Um bom sistema alerta sobre prazos críticos, evitando que contratos sejam renovados ou reajustados automaticamente ou terminem sem aviso. Além disso, facilita o monitoramento do cumprimento de obrigações estabelecidas, trazendo segurança e controle.
4. Conformidade com Regulamentações
Para empresas em setores regulamentados, como o financeiro, energia, saúde e tecnologia, garantir que os contratos estão de acordo com normas é essencial. Com um sistema de gestão de contratos, as cláusulas necessárias são monitoradas e atualizadas facilmente, reduzindo o risco de não conformidade.
5. Melhor Colaboração entre Departamentos
A integração de um sistema de gestão de contratos permite que departamentos, como jurídico, suprimentos, comercial e financeiro, colaborem sem obstáculos. Cada parte interessada, até mesmo a contraparte no contrato tem acesso ao que precisa, no momento que necessita, evitando a troca interminável de e-mails e documentos.
Recursos Fundamentais em um Sistema Completo
Aqui estão alguns dos principais recursos que um sistema de gestão de contratos deve oferecer:
| Recurso | Descrição |
| Repositório único | Um repositório único com dados e documentos, garante que todos os interessados tenham acesso às mesmas informações. |
| Descentralização da informação | Cada ter acesso aos contratos de sua responsabilidade garante a implantação da cultura de gestão de forma integrada. |
| Integração com Assinatura Digital | Simplifica a aprovação e assinatura de contratos, acelerando o processo |
| Monitoramento de Prazos | Alertas e workflows automáticos sobre eventos importantes para evitar problemas com perda de prazos |
| Modelos de Contratos | Padrões de cláusulas e contratos, garantindo consistência jurídica e segurança |
| Controle de Aditivos | Facilita a gestão de modificações contratuais, mantendo um histórico completo |
| Históricos | Manter as históricos de tudo o que acontecer com o contrato, apoiam as tomadas de decisão. |
| Relatórios e Auditoria | Gráficos, Kanbans e Relatórios auxiliam no dia a dia e nas Auditorias |
Conclusão
Em uma realidade onde a velocidade e a precisão são determinantes, um sistema completo de gestão de contratos se torna um grande aliado para empresas que buscam eficiência e segurança. Com uma solução integrada, os processos ficam mais simples e menos sujeitos a falhas, permitindo uma visão clara de cada etapa do ciclo de vida dos contratos.
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