Na maioria das empresas, auditorias internas ou externas analisam a forma como os contratos são gerenciados — essa estratégia, aliada a um sistema CLM, é fundamental para proteger a reputação da empresa, garantir que as políticas estão sendo cumpridas ou até mesmo para identificar a ausência de uma política de gestão de contratos.
Nesse cenário, um sistema de CLM (Contract Lifecycle Management) é uma ferramenta indispensável, não apenas para a gestão eficiente de contratos, para dar visibilidade, garantir a rastreabilidade das informações e simplificar auditorias.
Neste artigo, vamos explorar como a informatização com um sistema de CLM pode transformar o modo como sua empresa gerencia contratos, ajudando a evitar riscos, garantir o cumprimento de suas políticas e a manter-se preparada para qualquer auditoria.
O Desafio da Conformidade na Gestão de Contratos
A conformidade na gestão de contratos é mais simples do que parece, mas ela requer atenção aos detalhes, rastreamento de prazos, arquivamento correto de documentos e aderência às políticas específicas de cada setor.
Sem um processo definido e sem informatização, as empresas enfrentam desafios como:
- Documentação dispersa: Contratos armazenados em diferentes locais dificultam o acesso rápido às informações necessárias.
- Erros manuais: A falta de automação aumenta a probabilidade de falhas no cumprimento de cláusulas ou requisitos regulatórios.
- Pulverização das informações: A falta de informatização aumenta o trabalho operacional e mantem as informações pulverizadas em e-mail, planilhas etc.
- Dificuldade em auditorias: Localizar informações relevantes e comprovar cumprimento de regras torna-se uma tarefa demorada e onerosa.
É nesse contexto que um sistema CLM se torna essencial.
O Que é um Sistema CLM?
Um sistema CLM é uma solução tecnológica projetada para gerenciar o ciclo de vida de contratos, desde sua criação até a renovação e o encerramento. Ele automatiza processos, centraliza informações e garante que cada etapa da gestão de contratos esteja alinhada às melhores práticas e às exigências regulatórias.
Com um sistema CLM, as empresas têm uma visão abrangente e organizada de todos os seus contratos, reduzindo riscos e aumentando a eficiência operacional.
Como um Sistema CLM Facilita Auditorias
Auditorias, sejam elas internas ou externas, exigem acesso rápido e preciso a informações. Um sistema CLM, oferece funcionalidades que simplificam esse processo:
1. Centralização de Documentos
Um sistema CLM armazena todos os contratos e documentos relacionados em um único local, organizado e de fácil acesso. Isso significa que, durante uma auditoria, você pode localizar rapidamente:
- Contratos ativos e encerrados.
- Termos e condições específicas.
- Documentos de suporte, como aprovações e anexos.
2. Rastreabilidade Completa
Com um CLM, cada ação relacionada ao contrato é registrada. Isso inclui:
- Quem criou ou alterou o contrato.
- Quando as mudanças ocorreram.
- Qual foi o motivo da alteração.
Essa trilha de auditoria garante transparência e facilita a comprovação de conformidade.
3. Automatização de Relatórios
Durante auditorias, a geração de relatórios precisos é essencial. Um sistema CLM permite:
- Criar relatórios personalizados sobre status de contratos, prazos, obrigações financeiras e mais.
- Automatizar a geração e o envio desses relatórios para os auditores.
4. Alertas e workflows automáticos
Os sistemas CLM oferecem alertas e workflows automatizados para garantir que prazos importantes sejam cumpridos, como:
- Renovações contratuais.
- Atualizações de cláusulas em conformidade com novas regulamentações.
- Envios de relatórios obrigatórios.
Esses alertas ajudam a evitar multas por descumprimento de prazos ou obrigações contratuais.
Benefícios do Sistema CLM na Garantia de Conformidade Regulatório
Além de facilitar auditorias, um sistema CLM desempenha um papel fundamental na garantia de conformidade regulatória:
1. Redução de Riscos Legais
Ao estruturar e monitorar os contratos de forma sistemática, o CLM reduz a possibilidade de erros que possam levar a descumprimentos legais.
2. Adaptação às Mudanças Regulatórias
Com a ajuda de ferramentas de automação e análise, o sistema CLM permite que as empresas ajustem rapidamente os contratos às mudanças em leis ou regulamentos.
3. Maior Eficiência Operacional
Ao automatizar tarefas manuais, o sistema CLM libera recursos da equipe para focar em atividades estratégicas, como negociações e revisões contratuais.
4. Transparência e Colaboração
As partes interessadas podem acessar o sistema para verificar o status de contratos ou auditorias em tempo real, promovendo a transparência e a colaboração entre equipes internas e externas.
Conclusão
Um sistema CLM não é apenas uma ferramenta de gestão de contratos; é um aliado estratégico para garantir excelentes resultados com auditorias. Sua capacidade de centralizar informações, rastrear ações e automatizar processos reduz riscos e melhora significativamente a eficiência operacional.
Se sua empresa busca estar sempre preparada para auditorias e garantir que todos os contratos estejam em conformidade com as regulamentações, investir em um sistema CLM é uma decisão inteligente e essencial para o sucesso a longo prazo.
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