Quando se trata de gestão, acreditamos que não existe uma ‘receita de bolo’, certo ou errado. Cada empresa administra seu negócio conforme regras e características, que podem ser muito particulares.

Em geral, tendo a área de compras como responsável pela contratação e gestão de fornecedores, muitas empresas ainda têm dificuldades em cuidar dessa relação para que seja saudável desde o início.

Pensando no ciclo de vida dessa relação, podemos definir algumas etapas:

1. Necessidade

Tudo começa por uma necessidade, seja de qualquer área da empresa: operacional, financeiro, comercial, recursos humanos, jurídico, entre outras. A necessidade de algum produto ou serviço já é o ponto de partida de uma relação com fornecedor, mesmo não iniciada efetivamente.

2. Aprovação

Antes da busca pelo fornecedor, a demanda foi aprovada? Existe orçamento para a contratação do produto ou serviço? É importante questionar! Muitas vezes todo um processo se perde pela falta desta etapa. Isso também poupará tempo da sua área de compras e do fornecedor.

3. Seleção

Desde o primeiro contato com um fornecedor, é importante saber o que procurar. A área solicitante deve informar todos os requisitos para a contratação. Não perca tempo com empresas sem a segurança de que elas poderão atender aquilo de que precisa, para isso comece o relacionamento com um fornecedor tendo bem claras suas necessidades.

4. Homologação

É nessa etapa que a importância de se ter uma gestão compartilhada fica mais evidente. O processo de homologação é uma responsabilidade de várias áreas. Dependendo do fornecedor, do tipo de serviço ou produto a ser contratado é preciso, por exemplo, acionar a área de riscos ou o jurídico ou compliance, cada uma com sua expertise.

5. Negociação

As etapas anteriores facilitarão a negociação. Um escopo bem definido, orçamento aprovado, players adequados e homologados dão à negociação o foco no atendimento da necessidade e na melhor condição comercial.

6. Formalização da contratação

De acordo com um levantamento da Aberdeen de 2017, cerca de 96% das relações B2B são orientadas por um instrumento de força contratual: pedidos de compra, propostas, termos de adesão e contratos formais.

Nas formalizações com contratos formais, novamente a gestão compartilhada é fundamental, pois muitas áreas podem ser envolvidas até que o instrumento seja totalmente aprovado e assinado.

7. Gestão e Execução

É a etapa mais longa do relacionamento, onde o trabalho será realmente executado. Na gestão e na execução o papel do negociador fica em segundo plano, sendo o gestor solicitante o responsável por cuidar do fornecedor no dia a dia. É ele quem supervisionará o trabalho, definirá métricas, fará medições da execução e da qualidade dos serviços, verificará se o fornecedor está cumprindo suas obrigações.

Estas informações quando gerenciadas e compartilhadas darão condições para tomadas de decisão quanto a renegociações, renovações e avaliação do fornecedor.

8. Encerramento do relacionamento

Por fim, alguns cuidados precisam ser tomados até mesmo quando você deseja encerrar o relacionamento com um fornecedor. Algum serviço não foi entregue? Existem pendências financeiras? É preciso formalizar um termo de encerramento? Que avaliação faço do fornecedor?

Neste ciclo de vida, as etapas que exigem o envolvimento de várias áreas são as mais críticas para um bom relacionamento. Pular qualquer etapa ou deixar falhas nos processos pode gerar problemas a longo prazo.

Sabemos que integrar áreas e equipes para que a gestão seja de fato compartilhada é um dos maiores desafios das empresas. Mas o mais importante é começar, mesmo que aos poucos. Uma boa relação com fornecedores não depende somente de uma boa contratação, mas sim da boa gestão no dia a dia. E isso depende de muitas pessoas.

Trabalhar na educação interna, na cultura da empresa, convencer a direção de que é preciso mudar e investir – não apenas financeiramente, mas em treinamentos – são algumas formas de começar.

* Por Angela Zander, sócia da simplesmenteUse, empresa especialista em tecnologia para Homologação de fornecedor, Gestão de contratos e Terceiros, entre outros…

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