Escolher um sistema para gestão de contratos envolve conhecer bem os recursos que podem realmente fazer a diferença na rotina de uma empresa. Com várias opções disponíveis, é essencial entender quais funcionalidades não podem faltar para uma gestão eficaz e segura.
Este artigo apresenta os principais recursos que toda ferramenta de gestão de contratos deve oferecer para garantir um processo simples e completo.
Recursos Essenciais para uma Ferramenta de Gestão de Contratos
Abaixo, confira uma lista dos recursos indispensáveis para escolher a melhor ferramenta para a sua empresa:
1. Banco de dados e documentos completo
Ter um banco de dados com todas as informações e documentos em um único lugar é essencial, manter históricos de tudo o que aconteceu com o contrato permitirá tomar decisões de maneira assertiva.
2. Integração com Assinatura Digital
A assinatura digital facilita aprovações e acelera o fechamento dos contratos, tornando o processo de assinatura mais rápido e seguro. Um sistema de gestão de contratos integrado, garante a agilidade no envio dos documentos para assinatura e o recebimento dos documentos assinado, além do acompanhamento de quem já assinou e quem falta assinar. Tudo num único sistema.
3. Monitoramento de Prazos
Um sistema de gestão de contratos deve monitorar vencimentos, renovações reajustes e qualquer outro marco importante para a sua empresa. É fundamental que ele envie notificações e dispare workflows automaticamente, evitando a perda de prazos importantes.
4. Gestão de Aditivos e Alterações
Os contratos sofrem alterações ao longo da sua vida, gerenciar e registrar todas as modificações através de aditivos e alterações, facilita o acompanhamento de como era o contrato quando foi assinado e como é hoje, além de manter um histórico claro.
5. Modelos Padronizados
Utilizar modelos padronizados facilita o trabalho de quem elabora contratos e garante a conformidade, com cláusulas pré-aprovadas que atendem às regulamentações da empresa.
6. Gestão integrada entre as áreas
Fluxos personalizados darão rastreabilidade aos processos contratuais, saber onde está parado, com quem está e se está no prazo agiliza o dia a dia. Todos poderão acompanhar cada etapa da vida do contrato.
7. Descentralização da informação
Permitir que os gestores tenham acesso aos contratos sob sua responsabilidade garante que todos os envolvidos na gestão analisam e tomam decisões com base nas mesmas informações.
8. Relatórios e Painéis de Controle
Ter um relatórios, de gráficos e painéis tipo kanban ajuda a acompanhar o desempenho e a eficiência do processo de contratos, permitindo ajustes sempre que necessário.
Conclusão
Escolher a ferramenta certa para a gestão de contratos significa encontrar uma solução que se adapte às necessidades da empresa, promovendo agilidade, segurança e organização. Com os recursos certos, a gestão do ciclo de vida dos contratos se torna um processo claro e estratégico.
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