Este webinar realizado em 26 de junho de 2024, foi uma conversa esclarecedora sobre a importância de se ter uma área específica para a gestão de contratos dentro das empresas. Conduzido por Ângela Zander, cofundadora da empresa, o evento contou com a participação especial de Marcelo Camilo, Gerente de Administração de Contratos e Compras Corporativas da Promon Engenharia.
Marcelo compartilhou a experiência da Promon na criação de uma área dedicada à gestão de contratos, destacando os desafios enfrentados e os benefícios alcançados.
Conhecendo a Promon Engenharia
Marcelo Camilo começou o webinar apresentando a Promon Engenharia, uma empresa nacional com 64 anos de história, conhecida por sua atuação em projetos de grande porte e complexidade, como as obras da Usina de Itaipu e as linhas de metrô em São Paulo, Rio de Janeiro, Salvador e outras cidades, tanto no Brasil quanto no exterior. “A Promon não é uma construtora comum; somos uma comunidade de profissionais estruturada em conhecimento, e é isso que compartilhamos diariamente”, afirmou Marcelo, destacando o compromisso da empresa em disseminar seu conhecimento.
Marcelo também comentou sobre sua longa trajetória na empresa, onde atua há 29 anos. Ele explicou que, ao longo desse tempo, presenciou mudanças significativas na forma como a Promon gerencia seus contratos, culminando na criação de uma área específica para essa função.
A Complexidade dos Contratos na Promon Engenharia
Um dos principais temas discutidos foi a complexidade dos contratos geridos pela Promon. Marcelo explicou que a empresa lida com diversos tipos de contratos, desde fornecimento de insumos até contratos de engenharia e cessão de mão de obra. Cada tipo de contrato possui uma criticidade diferente, o que torna a gestão contratual uma tarefa complexa e essencial para o sucesso dos projetos da Promon.
“Temos contratos simples, como os de fornecimento de insumos, mas também contratos extremamente críticos, como os de engenharia. Cada um exige uma abordagem específica na gestão, e é por isso que centralizamos todos esses contratos na área de administração contratual”, explicou Marcelo.
Ângela Zander, destacando a complexidade mencionada por Marcelo, comentou: “É interessante perceber como a Promon lida com uma diversidade tão grande de contratos, e como essa centralização da gestão se torna uma necessidade para garantir que tudo funcione de maneira alinhada com os objetivos da empresa.”
A Necessidade de Centralizar a Gestão de Contratos
Antes da criação de uma área específica para gestão de contratos, a Promon enfrentava dificuldades devido à descentralização desse processo. Marcelo relatou que cada área da empresa gerenciava seus próprios contratos, o que resultava em falta de padronização, perda de prazos importantes e riscos significativos para a empresa.
“A gestão era descentralizada, o que nos expunha a grandes riscos, como a perda de informações e o não cumprimento de prazos contratuais. Não havia uma visão do todo, e isso comprometia a eficiência e a segurança dos nossos processos”, afirmou Marcelo.
A decisão de criar uma área exclusiva para a gestão de contratos surgiu da necessidade de mitigar esses riscos e melhorar a eficiência operacional. “Foi um trabalho conjunto entre a engenharia e a administração. Mapeamos todo o processo, identificamos os custos invisíveis e conseguimos mostrar para a direção que a centralização era a melhor solução”, explicou.
Ângela complementou: “Marcelo, o que você descreve é algo que muitos gestores enfrentam: a dificuldade de garantir que todas as áreas sigam políticas e processos consistentes quando a gestão de contratos é pulverizada. A centralização realmente traz esse olhar mais estratégico e de governança.”
A Implementação de Ferramentas Tecnológicas
Marcelo destacou que, com a criação da área de gestão de contratos, foi necessário implementar ferramentas tecnológicas para apoiar a administração dos contratos e a homologação de fornecedores. Inicialmente, a Promon tentou desenvolver uma solução interna, mas logo percebeu que o custo e o tempo envolvidos eram altos demais. A empresa, então, decidiu buscar no mercado uma ferramenta que pudesse ser customizada para atender às suas necessidades.
“Ao percebermos a complexidade do desenvolvimento de uma ferramenta interna, buscamos parceiros no mercado que já tivessem soluções estruturadas e que pudessem ser adaptadas à nossa realidade. A ferramenta escolhida nos permite gerenciar mais de 600 contratos ativos e garantir que todos os processos sejam feitos de maneira eficiente e segura”, disse Marcelo.
Ele também enfatizou que a escolha da ferramenta foi crucial para garantir a continuidade e a eficiência dos processos, especialmente em uma empresa do porte da Promon, onde a gestão de contratos envolve um volume significativo de documentos e procedimentos.
Ângela concordou: “A decisão de optar por uma solução já consolidada no mercado, que pudesse ser customizada, foi sábia. O tempo e o custo de desenvolver algo do zero podem ser um risco, especialmente em um ambiente onde a necessidade de agilidade é tão grande.”
A Evolução dos Processos e o Futuro da Gestão de Contratos
Marcelo ressaltou que a criação da área de gestão de contratos trouxe vários benefícios para a Promon, incluindo a padronização dos processos, a mitigação de riscos e a redução de custos. Além disso, a empresa passou a ter uma visão abrangente de todos os contratos, o que permite uma gestão mais eficaz.
“Um dos maiores ganhos foi a visão do todo. Agora, conseguimos controlar os riscos de forma muito mais eficiente e reduzir custos operacionais. A centralização dos contratos nos permitiu organizar melhor nossas atividades e garantir que todas as áreas sigam as mesmas políticas e procedimentos”, afirmou.
Aqui, Marcelo fez questão de destacar que a área de gestão de contratos não precisa ser uma estrutura grande e cara para ser eficaz. Ele explicou que a equipe dedicada à administração contratual na Promon é pequena, com apenas duas pessoas, mas que, graças ao uso eficiente de ferramentas tecnológicas, conseguem gerenciar uma grande quantidade de contratos de forma eficiente. “Duas pessoas são suficientes para gerir 600 contratos ativos e ainda lidar com todas as medições e documentações necessárias, porque utilizamos ferramentas que automatizam e sistematizam grande parte do trabalho”, explicou.
Quanto ao futuro, Marcelo mencionou que a Promon está trabalhando no desenvolvimento de novos módulos para a ferramenta de gestão de contratos, incluindo um módulo de avaliação de desempenho dos fornecedores. Além disso, a empresa está empenhada em desenvolver programas de capacitação para seus fornecedores, garantindo que eles estejam sempre alinhados com os padrões de qualidade exigidos pela Promon.
“Estamos desenvolvendo, junto com nossos parceiros, módulos que nos permitirão avaliar e capacitar nossos fornecedores, garantindo que eles possam prestar serviços de alta qualidade. Essa iniciativa reflete o nosso compromisso com a excelência e a melhoria contínua”, destacou.
Considerações Finais
Ao final do webinar, Marcelo Camilo e Ângela Zander destacaram a importância de uma gestão de contratos eficiente para o sucesso de qualquer empresa, independentemente do seu tamanho. Marcelo aconselhou os participantes a estabelecerem políticas claras e centralizarem a gestão de contratos, garantindo que todos os processos sejam seguidos de maneira consistente.
“A criação de uma área específica para gestão de contratos trouxe inúmeros benefícios para a Promon. Além de mitigar riscos e reduzir custos, passamos a ter uma visão clara de todos os contratos, o que nos permite tomar decisões mais informadas e estratégicas”, concluiu Marcelo.
Ângela Zander encerrou o evento reforçando a importância de uma abordagem proativa na gestão de contratos: “Gerenciar uma empresa é, em grande parte, gerenciar contratos. Seja em uma grande empresa como a Promon ou em uma menor, o importante é ter processos claros e ferramentas que ajudem a garantir que tudo esteja sob controle.”
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Para assistir na íntegra à gravação deste webinar, utilize o link abaixo:
