Na administração empresarial moderna, onde a agilidade e a eficiência são essenciais para o sucesso, a gestão de contratos se destaca como um ponto crítico para otimização, que não deve ser pontual, e sim contínua.
No passado, quando tudo era feito manualmente, com contratos em papel arquivados em pastas, melhorias ocorriam de forma aleatória e não planejada.
Com a introdução da informatização, surgiram oportunidades significativas de aprimoramento. Porém, é essencial implantar rotinas informatizadas de forma gradual para evitar rupturas bruscas. Não devemos tentar fazer uma mudança tão radical de uma só vez, como passar da idade da pedra para a era espacial.
A aplicação de melhorias contínuas nesse processo pode ser a chave para resolver dores comuns enfrentadas por gestores de contratos ou até mesmo advogados do setor jurídico das empresas, como a falta de transparência, lentidão nos processos e riscos de não conformidade. Neste artigo, exploraremos como implementar práticas de melhoria contínua na gestão de contratos, focando na otimização dos resultados.
Melhorias Contínuas na Gestão de Contratos
A gestão do ciclo de vida de um contrato envolve muito mais do que simplesmente criar e controlar registros. Centralizar essas ações e torná-las automatizadas é um passo indispensável para qualquer empresa ter sucesso na era digital.
Mas como realizar essas melhorias contínuas na gestão de contratos?
As melhorias contínuas referem-se a um processo onde é possível a identificação, implementação e avaliação de mudanças progressivas (sem rupturas bruscas, afinal estamos falando de contratos) em uma organização. Essas mudanças são realizadas de forma incremental e iterativa, visando aprimorar constantemente os processos, produtos ou serviços oferecidos pela empresa.
No contexto da gestão de contratos e compliance, as melhorias contínuas envolvem:
- Um inventário de tudo o que já existe de contratos nos últimos 5 anos.
- Uma análise dos atuais processos relacionados à criação, negociação e execução de contratos.
- Como é feita a manutenção dos mesmos, existem processos claros e responsáveis por essa manutenção?
Com esses 3 primeiros passos, você começará a ter uma resposta óbvia, mas necessária para a identificação de áreas de oportunidade na otimização, implementação e manutenção.
A Importância da Aplicação Contínua de Melhorias na Gestão de Contratos
Para o gestor de contratos ou para o jurídico das empresas, a aplicação contínua de melhorias é crucial para garantir a eficiência e a conformidade dos processos contratuais. Ao adotar uma abordagem de melhoria contínua, ele pode:
- Identificar e corrigir rapidamente possíveis falhas nos processos contratuais, evitando atrasos e erros que possam impactar negativamente a empresa.
- Aperfeiçoar a comunicação e a colaboração entre os departamentos envolvidos na gestão de contratos, promovendo uma maior eficiência e alinhamento de objetivos.
- Adaptar-se às mudanças no ambiente de negócios e às novas regulamentações, garantindo que os contratos estejam sempre em conformidade com as exigências legais e regulatórias.
- Melhorar a transparência e visibilidade dos contratos, facilitando o monitoramento e a tomada de decisões estratégicas.
Como Começar a Implementar Melhorias Contínuas na Gestão de Contratos e Melhorar o Compliance?
Para começar a implementar melhorias contínuas na gestão de contratos, o compliance precisará ser revisto a nível de diretoria, o que se torna fundamental para que as próximas ações sejam realizadas com segurança. É depois dessa aprovação de mudanças que a diretoria, junto com o jurídico, poderá oferecer, que poderemos saltar para a implementação de melhorias.
Identificação de Oportunidades
Na busca por uma gestão de contratos e compliance mais eficiente, é essencial identificar oportunidades para otimização. Isso envolve uma análise criteriosa dos processos atuais, mapeando todas as etapas envolvidas na criação, negociação, execução e monitoramento de contratos, desde a solicitação inicial até o arquivamento final.
Durante essa análise, é importante considerar:
- A documentação dos processos existentes.
- A identificação de todas as partes envolvidas nos processos contratuais.
- A avaliação da eficiência e eficácia de cada etapa do processo.
- A identificação de possíveis pontos de falha ou áreas de baixo desempenho.
Essa análise fornecerá uma visão abrangente dos processos atuais da empresa e ajudará a identificar oportunidades para melhorias.
Identificação de Gargalos e Ineficiências
Com base na análise dos processos atuais, é possível identificar gargalos e ineficiências que estejam impactando negativamente a gestão de contratos e compliance. Isso pode incluir:
- Atrasos na aprovação de contratos devido a processos manuais ou falta de comunicação eficiente entre as partes envolvidas.
- Falta de padronização nos termos e condições dos contratos, levando a inconsistências e erros.
- Dificuldades na localização e acesso a contratos arquivados, resultando em perda de tempo e recursos.
- Falta de visibilidade e transparência nos processos contratuais, dificultando o monitoramento e a tomada de decisões.
Ao identificar esses gargalos e ineficiências, a empresa pode direcionar seus esforços para implementar melhorias específicas que tragam impactos positivos para a gestão de contratos e compliance.
Centralização e Automatização das Ações no Ciclo de Vida dos Contratos
A gestão do ciclo de vida de um contrato envolve muito mais do que simplesmente criar e controlar registros. Centralizar essas ações e torná-las automatizadas é um passo indispensável para qualquer empresa ter sucesso na era digital.
