Você já passou pela frustração de procurar um contrato e não encontrar, já precisou solicitar para o seu fornecedor ou para o seu cliente uma cópia porque não sabe onde está o contrato?
O impacto que a desorganização pode causar. A falta de um controle eficiente sobre os documentos contratuais pode gerar multas, prejuízos financeiros, perda de prazos e até problemas jurídicos. Neste artigo, vamos abordar os principais custos da desorganização e como um software de gestão pode evitar esses problemas.
Os problemas de não ter os contratos organizados
A desorganização contratual pode trazer consequências graves para qualquer empresa. Veja os principais desafios enfrentados por quem ainda gerencia contratos de forma manual ou descentralizada:
📌 1. Tempo perdido na busca de documentos
Se os contratos estão espalhados entre e-mails, pastas físicas ou virtuais, encontrar um documento pode levar horas. Esse tempo perdido poderia ser utilizado em atividades estratégicas para o seu negócio.
📌 2. Perda de prazos importantes
Sem um controle adequado, é comum perder prazos de renovação, reajustes ou encerramento de contratos. Isso pode resultar em prejuízos financeiros, pagamento de multas ou perda de oportunidades comerciais.
📌 3. Riscos jurídicos
A falta de acesso rápido a contratos pode desproteger a empresa de seus direitos sobre os serviços que ela contratou, comprometer a defesa jurídica da empresa em disputas legais e expor a empresa a riscos contratuais.
📌 4. Impacto financeiro
A desorganização pode gerar custos ocultos, como pagamentos duplicados, reajustes não negociados e despesas com assessoria jurídica para resolver problemas decorrentes da falta de controle contratual.
Como um software de gestão pode resolver a desorganização de contratos?
Agora que você já conhece os riscos, veja as melhores práticas para manter a organização dos contratos da sua empresa utilizando um sistema especializado:
✅ 1. Tudo em um único lugar
Nosso software permite a centralização de informações e de documentos contratuais para que você nunca mais tenha que perguntar “cadê o contrato?”
✅ 2. Banco de dados contratual inteligente
Nosso software permite filtrar contratos por qualquer atributo, como contratada, título, número do contrato, status e categoria. Com isso, encontrar os contratos se torna uma tarefa rápida e eficiente, eliminando a perda de tempo com arquivos descentralizados.
✅ 3. Controle de acessos e rastreabilidade
O sistema permite parametrizar vários perfis de acesso conforme a competência de cada usuário. Além disso, oferece rastreamento detalhado das atividades, registrando quem solicitou, elaborou, assinou e aprovou cada contrato, garantindo segurança e transparência no processo.
✅ 4. Indicadores e relatórios personalizados
Nosso software fornece painéis interativos e relatórios personalizados que apresentam volumetria de contratos ativos, vencidos, a vencer em 30 e 60 dias, próximos de reajustes e organizados por unidade. Além disso, os relatórios podem ser gerados automaticamente ou configurados conforme a necessidade do usuário.
✅ 5. Digitalização e organização inteligente de documentos
A plataforma permite anexar qualquer documento que ajude a contar a história do contrato, garantindo um repositório digital seguro e acessível. Isso elimina o risco de perda de documentos físicos e facilita o rastreamento de históricos contratuais.
✅ 5. Workflows e automação de processos
Nosso sistema vai além dos alertas por e-mail. Ele gera automaticamente atividades detalhadas para cada executor, definindo prazos e acompanhando a evolução do contrato. Caso haja atrasos, alertas são disparados para os responsáveis. O solicitante pode acompanhar em tempo real em qual etapa o contrato está, garantindo mais previsibilidade e controle.
✅ 6. Integração com ERPs, CRMs e assinaturas digitais
A plataforma se integra com sistemas corporativos como ERPs, CRMs, ferramentas de BI e plataformas de assinatura digital. Essa integração reduz retrabalho, melhora a fluidez dos processos e assegura que todas as informações estejam centralizadas e sincronizadas.
Conclusão
A desorganização de contratos pode custar caro para uma empresa, tanto em termos financeiros quanto operacionais e jurídicos. A adoção de um sistema de gestão eficiente elimina esses problemas e garante que os contratos estejam sempre acessíveis, organizados e dentro do prazo.
Se a sua empresa ainda sofre com contratos espalhados e perda de prazos, está na hora de mudar isso! Fale com nossos especialistas e descubra como um software de gestão pode transformar sua rotina.
