A gestão de contratos é uma parte essencial no gerenciamento do relacionamento com clientes fornecedores. É através dela que se consegue validar se os acordos estão sendo cumpridos conforme as condições negociadas entre as partes envolvidas e que todos entenderam seus direitos e responsabilidades.
O processo de gestão de contratos muitas vezes começa com a demanda por um produto ou serviço, depois vem a necessidade de formalização do contrato. Isso envolve definir os termos e condições que serão incluídos no contrato: escopo, prazos, valores, forma de renovação, forma de renegociação, garantias e obrigações. Esta formalização garante que todos estarão cientes dos termos e condições do contrato antes de assiná-lo.
Ao contrário do que se imagina, a necessidade de gestão vai muito além de solicitar, formalizar e assinar contratos. Uma vez que o contrato é assinado, a próxima fase é a sua execução. Isso significa, zelar para que todas as obrigações definidas sejam cumpridas, ou seja, esta é a fase mais longa deste relacionamento.
Durante este período é importante documentar todas as mudanças ocorridas no contrato: renovações, reajustes, alterações no escopo, entre outras coisas. Normalmente isto é implementado através de aditivos contratuais, acumulando um histórico fundamental para uma efetiva gestão do contrato.
Como gerenciar anos de relacionamento com seus clientes ou fornecedores, sem histórico?
Até mesmo no momento em que decidimos pelo encerramento do contrato, precisamos cuidar para que todas as obrigações tenham sido cumpridas. Encerrar um contrato sem estas validações pode trazer surpresas desagradáveis para uma empresa.
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