Muitas empresas ainda utilizam planilhas para gerenciar contratos, mas essa prática pode gerar riscos operacionais e financeiros. Embora pareçam uma solução simples, as planilhas são limitadas e podem comprometer a segurança, a observância de prazos e a colaboração entre departamentos. Neste artigo, vamos explorar os perigos dessa abordagem e mostrar como um sistema especializado pode tornar a gestão contratual mais eficiente e segura.
Os perigos de gerenciar contratos em planilhas
📌 1. Falta de validação e automação
As planilhas são passivas e não validam os dados inseridos, o que pode resultar em erros manuais e informações inconsistentes. Além disso, não há alertas automáticos para vencimentos, reajustes ou aprovações, exigindo monitoramento constante por parte da equipe.
📌 2. Acesso descontrolado e falta de segurança
Em uma planilha, usuários podem ter acesso irrestrito a qualquer informação, o que representa um risco de segurança para dados sensíveis. Além disso, não há rastreabilidade sobre quem fez alterações, podendo resultar em perdas de informações críticas sem possibilidade de recuperação.
📌 3. Informações desatualizadas e falhas na comunicação
Quando múltiplos departamentos precisam acessar e atualizar os contratos, a falta de integração das planilhas pode levar a divergências de dados e decisões baseadas em informações desatualizadas. Isso afeta diretamente setores como jurídico, financeiro, compras e os próprios gestores dos contratos.
📌 4. Risco de perda de prazos e reajustes
Empresas que gerenciam contratos em planilhas precisam revisá-las diariamente para acompanhar vencimentos, renovações e reajustes. Dependendo de ações manuais, reajustes contratuais muitas vezes só são descobertos quando uma nova fatura chega com valores inesperados, gerando impactos financeiros ou quando um contrato que a empresa não queria mais foi renovado.
📌 5. Falta de visibilidade e centralização de informações
As planilhas armazenam apenas dados, sem permitir que se juntem documentos relacionados ao contrato. Isso dificulta a consulta do histórico contratual e a análise gerencial. Além disso, a ausência de painéis visuais reduz a capacidade de acompanhamento.
Como um sistema especializado pode resolver esses problemas?
✅ 1. Monitoramento e workflows automáticos
Diferente das planilhas, um sistema especializado monitora automaticamente datas críticas, alertas e dispara workflows automaticamente com tarefas para os responsáveis. Assim, prazos de vencimento, reajustes e renovações nunca passam despercebidos.
✅ 2. Segurança e controle de acessos
Com um sistema, cada usuário tem acesso apenas às informações autorizadas, garantindo maior proteção para dados sensíveis. Além disso, todas as atividades são registradas, permitindo rastreabilidade e auditoria de alterações.
✅ 3. Integração entre departamentos
Os contratos são armazenados em um banco de dados centralizado, acessível para todas as áreas da empresa de forma organizada e segura. Dessa forma, os envolvidos com contratos como gestores, financeiro, jurídico e compras sempre trabalham com informações atualizadas.
✅ 4. Digitalização e centralização de documentos
Um sistema permite anexar documentos e contratos em um único local, criando um repositório completo para consulta rápida e facilitando o histórico de negociações.
✅ 5. Visibilidade por meio de painéis e kanbans
Acompanhar o status dos contratos se torna mais fácil com dashboards interativos, gráficos e painéis tipo kanban. Isso proporciona uma visão clara e imediata para tomadas de decisão mais ágeis.
Conclusão
Gerenciar contratos em planilhas pode parecer simples e barato, mas essa abordagem traz riscos que podem comprometer a operação da empresa e traz custos com trabalhos manuais e operacionais.
Se sua empresa ainda utiliza planilhas para gerenciar contratos, talvez esteja na hora de considerar um sistema especializado que ofereça automação, segurança e eficiência. Fale com nossos especialistas e descubra como transformar sua gestão contratual!
