As empresas cada vez mais se especializam no seu core business e buscam parceiros para as atividades complementares. Neste cenário, políticas e procedimentos bem definidos para a Gestão de Terceiros, não são apenas recomendados, são vitais para assegurar a eficiência, segurança e conformidade nas operações.
Para começar: Políticas e Procedimentos Claros
O primeiro passo para uma gestão de terceiros bem-sucedida é estabelecer políticas e procedimentos claros. Cada departamento envolvido, RH, Segurança do Trabalho, Medicina Ocupacional, Facilities e etc, deve estar ciente das políticas e assegurar que elas sejam cumpridas. Isso cria um ambiente onde a documentação necessária é exigida e auditada de forma consistente, garantindo que nenhum detalhe seja esquecido ou negligenciado.
A Importância dos Contratos e Acordos Detalhados
Não se gerencia terceiros sem uma boa cobertura contratual. É fundamental uma gestão eficaz dos contratos que administram os terceiros. Este princípio deve ser religiosamente seguido por toda a empresa, pois um contrato detalhado define claramente as responsabilidades, obrigações, termos de serviço e cláusulas de conformidade, o que é imprescindível para a segurança jurídica e operacional.
Adoção de Sistemas Integrados
Para acompanhar cada etapa da gestão de terceiros de forma eficiente, as empresas deveriam adotar sistemas integrados que centralizem, gerenciem e compartilhem informações, respondendo às perguntas críticas de cada departamento:
- Documentação: “A documentação foi entregue? Está em ordem?”
- Integração de Segurança: “Os terceiros fizeram a integração de segurança? Quando vence?”
- Cobertura Contratual: “Os terceiros têm cobertura contratual? O contrato está ativo?”
Essas questões são fundamentais para assegurar que todos os aspectos da gestão de terceiros sejam tratados com a devida diligência.
Manutenção de Históricos e Corresponsabilidade
Além de estabelecer processos de verificação e validação, é igualmente importante manter um histórico detalhado dos terceiros envolvidos nas operações da empresa. Isso é fundamental para apoiar casos de corresponsabilidade ou responsabilidade solidária em questões legais envolvendo funcionários terceirizados. Um registro meticuloso pode servir como prova de conformidade e de práticas de gestão responsáveis.
Conclusão
A gestão de terceiros não deve ser encarada apenas como uma atividade burocrática. Ela deve buscar um equilíbrio entre segurança operacional e conformidade legal, com a implementação de políticas claras, contratos detalhados e a adoção de sistemas tecnológicos integrados. Com estas práticas, as organizações podem alcançar um gerenciamento de terceiros que não apenas atenda, mas supere os padrões regulatórios e as expectativas de todas as partes interessadas.
