No passado, quando falávamos em terceirizar um serviço, a primeira ideia era deixar de executar funções que não estivessem totalmente ligadas à atividade principal de uma empresa.
Os exemplos mais comuns eram os serviços de segurança, limpeza, conservação e administração de refeitórios, parecia não fazer sentido ter um quadro fixo de colaboradores para funções como estas, e com isso o mercado da terceirização cresceu muito.
Com este crescimento alguns problemas começaram a surgir: funcionários terceirizados movendo ações trabalhistas contra a empresa que contratou o serviço ou funcionários terceirizados sem qualificação adequada em postos de trabalho que exigiam treinamentos específicos.
Estes e outros problemas fizeram com que as empresas começassem a pensar e, fazer uma gestão sobre estes serviços, definindo políticas e controles que trouxessem mais segurança e diminuíssem riscos de prejuízos financeiros, reputacionais e de imagem.
O fato, é que ainda nos dias de hoje estas políticas, apesar de definidas e documentadas, quase sempre estão “no papel”.
Outro erro comum é focar somente na Gestão do Terceiro em si, o profissional que está nas instalações de uma empresa, sem nenhuma relação com instrumentos contratuais que regem os interesses, direitos e obrigações entre quem contratou e que deve executar os serviços.
Não é exagero afirmar que a Gestão de Terceiros não deve andar separada de uma eficiente Gestão de Contratos, afinal é ali que estas obrigações estão definidas.
Como o garantir o cumprimento das obrigações?
As empresas contratantes devem com a exigir o cumprimento das obrigações de suas contratadas, através da apresentação de documentos comprobatórios: Guias de Recolhimento; Certidões Negativas, Documentos de Saúde e Segurança e Documentos Contratuais, além de medições e inspeções acerca dos serviços que devem ser executados.
A tecnologia apoiando a Gestão de Terceiros
A tecnologia permite criar mecanismos que garantam o envolvimento de todos aqueles que direta ou indiretamente participam ou são afetados por este processo em uma empresa.
Áreas como Recursos Humanos, Financeiro, Jurídico, Segurança do Trabalho e Portaria precisam ter ferramentas que agilizem o seu dia a dia e ainda tragam rastreabilidade, visibilidade e histórico sobre os terceiros que trabalham ou trabalharam em uma empresa.
Implantar um sistema para apoiar os processos de Gestão de Terceiros coloca a empresa em sintonia com as melhores práticas de compliance, elevando a eficiência e a qualidade da relação com as empresas contratadas. Conte com o simplesmenteUse-NEO, uma solução completa em Gestão de Terceiros onde você poderá:
- Definir regras de exigência de documentos,
- Definir os verificadores dos documentos,
- Definir processos de mobilização de terceiros internos e externos;
- Relacionar os terceiros a contratos,
- Registrar ocorrências com terceiros,
- Registrar a agenda de integrações,
- Integrar com sistemas de acesso físico, lógico,
- E muito mais!
*Por Angela Zander, sócia fundadora da simplesmenteUse.
Solicite a apresentação que foi ao ar no dia 28/04 ou uma exclusiva para a sua empresa pelo e-mail: comercial@simplesmenteuse.com
