A Gestão da Documentação Contratual é fundamental no relacionamento com os seus fornecedores, garantindo à sua empresa que eles são cumpridores de suas obrigações contratuais, legais, trabalhistas, previdenciárias, etc..
Muitas vezes, a Documentação Contratual fica sob os cuidados de uma única pessoa ou departamento. No entanto, são informações que pressupõe uma gestão compartilhada, com o envolvimento dos responsáveis técnicos. Profissionais com expertise para analisar documentos que evidenciam o cumprimento de obrigações das contratadas:
• Trabalhistas;
• Previdenciárias;
• Ambientais;
• Jurídicas;
• Entre outros.
Outro erro é quando essa administração é tratada apenas como armazenamento da documentação, sem a percepção do risco que a falta de gestão pode trazer para a empresa. Uma boa gestão de documentos prevê a criação de processos para garantir o armazenamento correto, levando em consideração as suas especificidades. Isso demanda muito mais que um gaveteiro dentro do escritório ou arquivos na rede. Um dos principais focos da gestão da documentação contratual está em fazer com que aqueles arquivos que precisam ser acessados com mais frequência sejam de fácil localização, mas protegidos de extravios ou danos. Se feita da forma apropriada, sua gestão é capaz de diminuir falhas e aumentar a produtividade da equipe, o que tende a melhorar os serviços prestados pela empresa.
Conhecer, comprovar e compartilhar
Os documentos contratuais são garantias jurídicas de que a empresa é cumpridora de suas obrigações de acordo com a legislação adotada pelo país. A gestão da documentação contratual assegura, portanto, a integridade desses documentos, tornando-os disponíveis sempre que requisitados. Isso é possível porque, com essa prática gerencial, há o cuidado de analisar se os documentos estão de acordo com as regras da empresa. Consideramos importantes pilares da Gestão da Documentação Contratual os “3 Cs”:
• Conhecer: saber das contratadas que a sua empresa tem uma relação contratual se estão em conformidade com as políticas (compliance, segurança, responsabilidade social, ambiental, etc). Além é claro, se elas são cumpridoras das suas obrigações (fiscais, tributárias, trabalhistas, sua saúde financeira, etc);
• Comprovar: após tomar conhecimento dessas informações, ter como comprovar através da solicitação de evidências documentais (contrato social, balanços, atestados de capacidade técnica, certidões, plano de continuidade do negócio, certificados, etc);
• Compartilhar: distribuir a análise dos documentos entre os profissionais com a expertise técnica (jurídico, compras, fiscal, financeiro, contábil, segurança, etc).
Desenvolver boas práticas para a gestão de documentos contratuais pode parecer uma tarefa complexa que exige treinamento e investimento em infraestrutura. A boa notícia é que a tecnologia pode ser sua aliada neste processo, busque aquela que atenda as regras da sua empresa, integre as áreas envolvidas e proporcione um processo mais ágil e com menos controles manuais.
O simplesmenteUse-NEO é a solução completa para apoiar a sua empresa em cada etapa do processo de Gestão da Documentação Contratual:
• Definir as regras dos Documentos exigidos das Contratadas;
• Deixar de receber os documentos por e-mail;
• Cobrar automaticamente a renovação dos documentos;
• Verificar quais contratadas são cumpridoras das suas obrigações;
• Descentralizar a análise dos documentos.
Modernize o relacionamento com seus fornecedores!
