No mundo empresarial digitalizado de hoje, a gestão eficiente de documentos é essencial para garantir operações sem sustos e com conformidade regulatória. Com o avanço da tecnologia, ferramentas como o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e o Gerenciamento de Ciclo de Vida de Contratos (CLM) desempenham papéis cruciais.
Neste post, vamos falar sobre eles, tirar suas dúvidas com exemplos e insights, para você ir muito além da simples organização de documentos, elevando a gestão de contratos da sua empresa a um patamar superior. Vem com a simplesmenteUse!
GED: A Base Essencial para a Gestão de Documentos
Os sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GEDs) surgiram aproximadamente há 20 anos, quando as empresas enfrentavam o desafio de digitalizar documentos físicos para melhorar o acesso e a gestão.
Naquela época, cada documento era digitalizado e indexado por palavras-chave para facilitar a recuperação. Era uma solução inovadora na era digital emergente, mas que hoje parece arcaica. Com a evolução dos sistemas especializados, processos como armazenamento de notas fiscais, por exemplo, são automatizados, reduzindo a dependência de GED genéricos.
CLM: A Transformação para Gestão Estratégica de Contratos
O Gerenciamento de Ciclo de Vida de Contratos (CLM) representa uma mudança fundamental na forma como as empresas lidam com contratos. Vai além da simples organização de documentos, integrando todo o ciclo de vida do contrato, desde a criação até a execução e renovação. O CLM não apenas armazena documentos contratuais, mas automatiza fluxos de trabalho, padroniza processos e melhora a visibilidade e o controle sobre obrigações contratuais.
Integração com Sistemas Existentes
Um CLM robusto se integra perfeitamente aos sistemas ERP, CRM e outros sistemas essenciais da empresa, garantindo uma visão unificada e consistente das informações contratuais.
Como o CLM Ajuda na Prática?
- Centralização e Organização de Contratos: Imagine uma empresa que possui centenas de contratos espalhados por diferentes departamentos e locais físicos. Com o CLM, todos esses contratos podem ser centralizados em um único sistema acessível digitalmente. Isso elimina a necessidade de procurar manualmente documentos físicos ou arquivos digitais dispersos, aumentando a eficiência operacional.
Exemplo Prático: Uma empresa de médio porte utiliza um CLM para armazenar todos os seus contratos de fornecedores, clientes e parceiros em um único repositório. O sistema permite que qualquer funcionário autorizado acesse rapidamente os contratos pertinentes, visualize cláusulas importantes e verifique datas de vencimento sem a necessidade de consultar arquivos físicos ou enviar e-mails para diferentes departamentos.
- Automação de Fluxos de Trabalho: O CLM permite automatizar fluxos de trabalho relacionados à criação, revisão e aprovação de contratos. Isso não só acelera o processo de negociação, mas também reduz erros humanos e garante que todos os passos do processo sejam seguidos conforme políticas internas e regulamentações externas.
Exemplo: Uma equipe de jurídico de uma grande corporação utiliza um CLM para automatizar o fluxo de aprovação de contratos. O sistema notifica automaticamente os responsáveis quando uma nova versão de contrato é carregada, encaminha para revisão e aprovação, e mantém um registro auditável de todas as mudanças feitas ao longo do processo.
- Monitoramento de Obrigações Contratuais: Com o CLM, é possível configurar alertas e lembretes para datas importantes, como vencimentos de contratos, renovações automáticas ou cláusulas específicas que exigem ação antes de uma determinada data. Isso ajuda as empresas a cumprir suas obrigações contratuais de forma proativa e evitar penalidades por descumprimento.
Exemplo: Um departamento de compras de uma empresa utiliza um CLM para monitorar os contratos de fornecimento de matéria-prima. O sistema emite alertas automáticos quando os estoques estão baixos, permitindo que a equipe inicie negociações com fornecedores antes que haja interrupção na produção.
- Análise de Desempenho e Tomada de Decisão: O CLM oferece recursos avançados de relatórios e análises que fornecem insights sobre o desempenho dos contratos ao longo do tempo. Isso inclui identificação de padrões de negociação, cláusulas que resultam em litígios frequentes e oportunidades de otimização de custos e processos.
Exemplo Prático: Um CFO de uma empresa usa relatórios gerados pelo CLM para identificar tendências de gastos em contratos de terceirização de serviços. Com base nessas análises, a empresa pode renegociar termos contratuais, consolidar fornecedores ou ajustar orçamentos para melhorar a rentabilidade geral.
O Complemento Perfeito para o GED
Ao integrar o CLM ao seu sistema GED existente, as empresas podem consolidar e centralizar todas as informações contratuais, promovendo uma gestão mais eficiente e estratégica.
Dessa forma, com um bom CLM, você não precisa mais do GED genérico porque o CLM já cuida dos documentos relacionados à gestão de contratos. O GED genérico tende a desaparecer. É uma ferramenta que teve uma janela de tempo na qual foi útil, era “arquivão” onde se colocava tudo lá, mas que, com o tempo, está caindo em desuso devido às novidades tecnológicas.
Benefícios Exclusivos do CLM para Empresas que Já Possuem GED
Implementar um CLM em conjunto com um sistema GED oferece uma série de benefícios exclusivos:
- Eficiência Operacional: Automatização de fluxos de trabalho e redução de tempo gasto em tarefas manuais.
- Compliance Aumentado: Garantia de conformidade com regulamentações através de controles rigorosos e auditorias automatizadas.
- Redução de Riscos: Identificação precoce de cláusulas de alto risco e padrões de contrato que exigem atenção.
- Análise Avançada: Relatórios e análises que proporcionam insights valiosos para melhorar decisões estratégicas de negócios.
Imagine uma multinacional que utiliza um sistema GED para armazenar seus documentos corporativos. Com a implementação de um CLM robusto e integrado, a empresa melhora significativamente sua gestão contratual. Os departamentos de compras e jurídico conseguem monitorar prazos contratuais com precisão, evitar penalidades por descumprimento e negociar termos mais favoráveis com fornecedores.
Agora, pense em uma startup que está expandindo rapidamente seus negócios. Com um CLM integrado, a startup pode:
- Gerenciar contratos com fornecedores de forma eficiente, garantindo que todos os termos estejam alinhados com os interesses da empresa.
- Automatizar a renovação de contratos de serviços essenciais, como hospedagem na nuvem e software de CRM, garantindo continuidade operacional sem interrupções.
- Monitorar prazos e condições contratuais para evitar penalidades financeiras e manter uma boa relação com os fornecedores.
Conclusão
À medida que as empresas evoluem para uma abordagem mais estratégica na gestão de contratos, o CLM se destaca como uma ferramenta indispensável. Integrar um CLM ao seu sistema GED não apenas moderniza a gestão de documentos, mas também transforma a forma como os contratos são criados, gerenciados e executados.
O Gerenciamento de Ciclo de Vida de Contratos é um investimento que pode ser realizado com ou sem seu GED na sua empresa. No entanto, ao ser utilizado como um complemento tão abrangente e eficiente, muitas empresas acabam aderindo de vez ao CLM.
Investir em um CLM robusto não é apenas uma questão de eficiência operacional, mas também de estratégia empresarial.
Se você ainda tem dúvidas sobre o tema de hoje, aqui na simplesmenteUse, estamos prontos para ajudar sua empresa. Fale conosco e saiba mais!
