A gestão de documento evoluiu de um processo manual e muitas vezes tedioso para um sistema altamente digitalizado e automatizado. O avanço das tecnologias de informação transformou a forma como empresas armazenam, acessam e gerenciam seus documentos, melhorando significativamente a eficiência e segurança dos processos.
Neste blogpost, abordaremos cinco considerações essenciais para gerenciar documentos de forma eficiente e segura. Discutiremos como avaliar as necessidades específicas da sua empresa, a importância do saneamento de dados, como iniciar o gerenciamento seguro de documentos, a autonomia dos departamentos na busca de contratos e a temporalidade dos documentos.
Confira a seguir dicas e as melhores práticas, desde a avaliação das necessidades específicas até a integração e personalização dos sistemas, para otimizar a gestão de documentos, e saiba por que adotar uma abordagem moderna pode beneficiar sua empresa.
1. Avaliar as Necessidades Específicas da Sua Empresa
Antes de escolher um software de gerenciamento de documento, é crucial entender as necessidades específicas da sua empresa. Considere fatores como o volume de documentos, os processos internos de gerenciamento e a qualidade do armazenamento atual.
- Volume de Documentos e Processos Internos: Quantos documentos sua empresa gerencia mensalmente? Seus processos estão bem-definidos e documentados?
- Qualidade do Armazenamento Atual: Onde seus documentos estão armazenados atualmente e qual é a qualidade desse armazenamento? São facilmente acessíveis e seguros?
- Cuidado com as “Indicações”: Evite escolher ferramentas baseando-se apenas em indicações sem uma avaliação detalhada. As necessidades de uma empresa podem não se alinhar com as de outra.
2. Saneamento de Dados
Sanear os dados não significa corrigi-los, mas sim extrair os dados necessários dos documentos para a ferramenta. Esta etapa é crucial para garantir que os dados utilizados sejam relevantes e precisos.
- Importância do Saneamento de Dados: Extrair e organizar dados de documento existente pode melhorar significativamente a eficiência do gerenciamento.
Exemplo: A extração de dados de contratos, como datas de vencimento e cláusulas críticas, pode ser automatizada para facilitar a gestão contínua.
3. Como Iniciar o Gerenciamento dos Documentos de Forma Segura?
A segurança é um aspecto fundamental no gerenciamento de documentos. Implementar práticas e tecnologias que garantam a proteção dos dados é essencial para evitar perdas e acessos não autorizados.
- Armazenamento Seguro: Utilize sistemas de armazenamento criptografados e com backup regular.
- Acesso Controlado: Estabeleça níveis de acesso para diferentes usuários, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam visualizar ou editar certos documentos.
Exemplo: Adotar soluções de armazenamento em nuvem com protocolos de segurança robustos pode proteger os documentos contra ameaças cibernéticas e garantir sua integridade.
4. Ofereça Autonomia para os Departamentos Encontrarem os Documentos
Reduza as interrupções e aumente a eficiência dando autonomia aos departamentos para acessarem os documentos de que precisam.
- Sistema de Busca Eficiente: Implemente sistemas de busca que permitam localizar documentos rapidamente.
Exemplo: Um sistema de gerenciamento de documentos com funcionalidade de busca avançada pode reduzir significativamente o tempo gasto procurando por documentos específicos, como contratos ou relatórios.
5. Atenção para a Temporalidade dos Documentos
Cada tipo de documento tem um ciclo de vida que deve ser gerenciado adequadamente para garantir a conformidade e eficiência.
- Gestão de Ciclo de Vida: Monitore a validade e relevância dos documentos, implementando políticas de retenção e descarte.
Exemplo: Um sistema que notifique automaticamente sobre a expiração de documentos pode ajudar a manter a conformidade com as regulamentações e evitar problemas legais.
6. Tecnologias Voltadas para a Gestão de Documentos
A tecnologia é uma aliada fundamental na gestão de documentos, mas é importante entender que tecnologia sozinha não garante uma gestão eficiente. Sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) são ferramentas poderosas, mas devem ser implementados com uma estratégia clara.
- Automação e Digitalização: Ferramentas de GED permitem digitalizar e automatizar processos de gerenciamento de documento, melhorando a acessibilidade e segurança.
Exemplo: A implementação de um GED pode facilitar o acesso remoto a documentos, permitindo que equipes distribuídas trabalhem de forma colaborativa e eficiente.
Gerenciamento de Documentos ao Longo do Tempo
Passado
Nos últimos 15 anos, a gestão de documentos evoluiu significativamente com o avanço das tecnologias digitais e a crescente necessidade de conformidade e eficiência nas empresas. Inicialmente, os documentos eram armazenados em arquivos físicos, o que tornava difícil a sua recuperação e gerenciamento.
Essa gestão dependia de arquivos muitas vezes armazenados em armários, salas de arquivos ou armazéns. A recuperação de documentos era um processo demorado, envolvendo a localização física e a cópia manual.
Presente
A digitalização transformou a gestão de documento. Documentos são digitalizados e armazenados em sistemas eletrônicos, permitindo acesso imediato e simultâneo de qualquer lugar com uma conexão à internet. Ferramentas de busca avançadas permitem localizar documentos em segundos.
Com a digitalização e o surgimento de sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), as empresas puderam otimizar esses processos, garantindo maior segurança e acessibilidade.
Hoje, a gestão eficaz de documentos é crucial para o sucesso operacional e estratégico das organizações, permitindo não apenas o armazenamento seguro, mas também o fácil acesso e a rápida recuperação de informações essenciais.
Futuro
O futuro da gestão de documentos profissionais promete ser marcado por avanços tecnológicos significativos que irão transformar a forma como as empresas lidam com seus documentos.
A automação e a inteligência artificial (IA) estão se tornando componentes essenciais na gestão de documentos. Espera-se que sistemas de gestão de documento utilizem IA para tarefas como classificação automática, extração de dados e análise preditiva. Isso não apenas economiza tempo, mas também reduz erros humanos e melhora a precisão dos processos documentais.
- Exemplo: Algoritmos de IA podem analisar contratos e identificar cláusulas críticas ou riscos potenciais, facilitando a revisão e a gestão de riscos.
A adoção dessas novas tecnologias permitirá uma gestão mais eficiente, segura e integrada, atendendo às crescentes demandas do mercado e das regulamentações.
Empresas como a simplesmenteUse estão na vanguarda dessa transformação, oferecendo soluções inovadoras que incorporam as últimas tendências e tecnologias em gestão de documentos.
Ao investir em tecnologias avançadas e práticas de gestão modernas, as empresas podem garantir que estarão preparadas para os desafios e oportunidades do futuro.
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