A gestão de contratos nas empresas percorreu um longo caminho desde os dias de papelada, planilhas e arquivos físicos. Atualmente, a digitalização transformou a maneira como os contratos são gerenciados, trazendo mais organização, segurança e eficiência para cada etapa do ciclo de vida contratual.
Neste artigo, vamos explorar as principais vantagens da gestão digital de contratos e como ela facilita desde a criação até o encerramento de contratos. Veremos também como iniciar o processo de digitalização para que sua empresa se beneficie ao máximo dessa nova realidade.
Principais Vantagens da Gestão Digital de Contratos
A digitalização de contratos traz uma série de benefícios que impactam diretamente na produtividade e segurança da gestão de contratos da empresa. Confira alguns dos principais:
1. Redução de Custos
A gestão digital elimina a necessidade de papelada, armazenamento físico e transporte de documentos, o que representa uma economia significativa. Há ainda uma redução de custo com trabalho operacional de análise de dados e documentos, de preenchimento de planilhas ou agendas para não perder prazos importantes. Esses recursos podem ser redirecionados para outras áreas estratégicas da empresa.
2. Acesso Rápido e Seguro
Com um sistema digital, contratos podem ser acessados rapidamente, de qualquer lugar e a qualquer hora, respeitando normas de segurança e privacidade. Isso permite que equipes trabalhem de forma remota e colaborem mais facilmente, sem riscos de perda de documentos.
3. Maior Controle e Monitoramento
Contratos digitais são monitorados com mais facilidade. Alertas e workflows automáticos garantem que prazos importantes não passem despercebidos, e as atualizações são feitas com rapidez sempre que necessário.
4. Agilidade nas Aprovações e Assinaturas
Assinaturas digitais eliminam o tempo de espera entre etapas de aprovação. Em vez de enviar documentos físicos, as partes podem assinar digitalmente, tornando o processo de aprovação muito mais ágil.
Etapas da Digitalização na Gestão de Contratos
Para empresas que ainda operam com métodos manuais, iniciar o processo de digitalização pode parecer complexo. Para facilitar essa transição, listamos as etapas principais para migrar para a gestão digital de contratos.
1. Mapeie o Ciclo de Vida dos Contratos na sua Empresa
A sigla CLM, de Contract Lifecycle Management, resume esta boa prática: gerenciar todo o ciclo de vida dos contratos e não apenas a elaboração. Identifique todas as etapas que envolvem a criação, revisão, aprovação, monitoramento, gestão e encerramento dos contratos. Com um ciclo de vida mapeado, fica mais claro onde o processo pode ser otimizado com o uso de ferramentas digitais.
2. Escolha um Sistema Completo para Gestão de Contratos
Optar por um sistema de gestão de contratos que seja completo e ofereça funcionalidades como integração com assinaturas digitais, alertas e workflows automáticos e relatórios detalhados é essencial para a transição para o digital. Escolher um sistema flexível que se adapte às necessidades específicas da empresa facilita o processo.
3. Digitalize os Contratos Antigos
Se possível, digitalize os contratos já existentes para garantir que todo o histórico da empresa esteja centralizado em um único local. Isso não só facilita o acesso, mas também o monitoramento de prazos e obrigações desses contratos antigos.
4. Treine a Equipe para a Nova Ferramenta
A equipe precisa entender como funciona a gestão de contratos da sua empresa e como o novo sistema irá apoiar esta gestão. Treinamentos ajudam a equipe a utilizar o sistema da melhor forma, tirando proveito das funcionalidades e evitando erros no uso.
5. Monitore o Desempenho da Gestão Digital
Depois de implementado o sistema digital, acompanhe o desempenho para fazer ajustes. Esse acompanhamento permite identificar pontos de melhoria e garantir que a gestão contratual esteja sempre alinhada com os objetivos da empresa.
Conclusão
A digitalização da gestão de contratos oferece inúmeras vantagens, desde a redução de custos até a agilidade nas aprovações e um monitoramento mais eficiente. Esse avanço torna o processo contratual mais seguro e permite que as equipes foquem em tarefas mais estratégicas.
Se você ainda depende de processos manuais, agora é o momento de considerar essa evolução. Solicite uma demonstração do nosso sistema de gestão de contratos e veja como a digitalização pode beneficiar sua empresa de maneira prática e segura.
