Se você já perdeu um prazo de renovação ou esqueceu de encerrar um contrato no momento certo, sabe o impacto negativo que isso pode ter. Multas, reajustes inesperados e até riscos jurídicos podem surgir simplesmente pela falta de controle sobre os contratos da empresa. Mas a boa notícia é que existem formas eficientes de evitar esse problema. Neste artigo, vamos mostrar como otimizar a gestão de contratos e nunca mais perder prazos importantes.
Os riscos de não controlar prazos contratuais
A falta de organização e controle sobre contratos pode gerar diversos problemas para empresas e muito trabalho para os profissionais. Veja os principais riscos:
📌 Multas e reajustes automáticos
Muitos contratos possuem cláusulas de renovação automática, de aviso prévio para rescisão ou reajustes anuais. Se você não acompanha os prazos, pode acabar pagando mais do que deveria ou perdendo a oportunidade de renegociar condições mais vantajosas nos casos de reajustes e renovações.
Já perda do prazo de aviso prévio para rescisão de um contrato pode gerar multas e muitas vezes é mais barato continuar com o contrato a arcar com a multa.
📌 Riscos jurídicos e quebra de acordos
Imagine que um contrato precise ser encerrado, mas ninguém da empresa percebe o prazo. Esse tipo de erro pode levar a penalidades legais, ações judiciais e complicações para a empresa. Além disso, em contratos com clientes, perder um prazo pode comprometer a relação comercial, gerar litígios e até a perda do cliente para um concorrente.
📌 Impacto na operação e no orçamento
O não cumprimento dos prazos pode comprometer a estratégia de compras, suprimentos e até a execução de serviços. Além disso, a falta de previsibilidade nos custos pode impactar diretamente o orçamento da empresa. No caso de contratos com clientes, a falta de gestão pode significar faturamento irregular, perda de receita por não renovação e insatisfação do cliente.
Como nunca mais perder prazos de contratos?
Agora que já sabemos os riscos, é hora de adotar estratégias para garantir que nenhum prazo importante seja esquecido.
✅ 1. Centralize todos os contratos em um único lugar
Um dos maiores erros na gestão contratual é armazenar documentos de forma descentralizada – em e-mails, planilhas e pastas locais. O ideal é ter uma plataforma ou sistema especializado que armazene e organize todos os contratos de forma acessível, tanto para fornecedores quanto para clientes.
✅ 2. Use alertas, notificações e workflows automáticos
Criar lembretes manuais pode ser uma solução temporária, mas não é confiável a longo prazo. A melhor alternativa é utilizar um software de gestão de contratos (CLM – Contract Lifecycle Management), que além de enviar notificações automáticas sobre prazos de renovação, vencimentos e reajustes, também conta com workflows automáticos. Esses workflows geram atividades para o responsável tomar decisões estratégicas, como definir se um contrato deve ser renovado, renegociado ou encerrado, garantindo um processo mais eficiente e seguro.
✅ 3. Estabeleça um fluxo de revisão de contratos
Definir processos internos para a revisão periódica dos contratos ajuda a evitar surpresas. Estabeleça um cronograma em que a equipe responsável faça auditorias regulares nos documentos, verificando tanto obrigações com fornecedores quanto com clientes, garantindo faturamento correto e cumprimento dos prazos contratuais.
✅ 4. Informatize a gestão contratual
A tecnologia é uma grande aliada para evitar problemas com prazos. Um sistema de gestão de contratos permite acompanhar todo o ciclo de vida do contrato, desde a assinatura até sua renovação ou encerramento, garantindo total controle e transparência.
A automação vai garantir controle total sobre prazos de renovação, reajustes, pagamentos, cumprimento de obrigações e que tiver sido tratado com os clientes ou fornecedores.
✅ 5. Treine sua equipe
Muitas vezes, os problemas de perda de prazos ocorrem por falta de conhecimento dos colaboradores ou por falta de processos bem definidos. Realize treinamentos e estabeleça boas práticas para que todos saibam a importância de controlar prazos. Além disso, defina ferramentas para apoiar que a equipe: Equipe com treinamento adequado, processos bem definidos e ferramenta adequada é sucesso.
Conclusão
Perder prazos de contratos não precisa ser uma dor de cabeça. Com processos organizados, tecnologia e um bom planejamento, é possível evitar multas, reajustes indesejados e complicações jurídicas.
Se a sua empresa ainda gerencia contratos manualmente e enfrenta dificuldades com prazos, talvez seja hora de investir em uma solução automatizada. Quer saber mais sobre como evitar esses problemas? Fale com nossos especialistas e veja como um sistema de gestão pode transformar a sua rotina!
