A conformidade legal, ou compliance legal, é um dos pilares mais importantes na gestão de contratos. Cada vez mais, empresas precisam assegurar que suas práticas estejam alinhadas com regulamentações e leis vigentes, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), para evitar penalidades e garantir a integridade de seus processos.
Neste blogpost, exploraremos como implementar as melhores práticas de compliance na gestão de contratos, com o auxílio da automação, e a relevância de um Contract Lifecycle Management (CLM) robusto, como o simplesmenteUse-NEO, enquanto grande aliado para garantir a conformidade.
Compliance contratual: garantindo conformidade com automação
A conformidade legal na gestão de contratos vai além de simplesmente seguir regras e regulamentos. Ela envolve a garantia de que todos os contratos sejam criados, monitorados e arquivados de forma que estejam sempre em conformidade com as leis aplicáveis. Isso pode ser um desafio, especialmente em empresas que lidam com contratos complexos ou em volume elevado.
O que torna o compliance tão crítico?
Erros contratuais e falhas de conformidade podem resultar em multas, processos judiciais, e, em alguns casos, danos irreparáveis à reputação da empresa. Aqui é onde entra a automação de contratos.
Um CLM (Contract Lifecycle Management), como o oferecido pela simplesmenteUse, pode garantir que suas operações contratuais estejam sempre em conformidade, eliminando os riscos de falhas humanas e promovendo a eficiência operacional.
Como o CLM garante a conformidade automática?
Um CLM automatiza várias etapas do processo de gestão de contratos, incluindo revisão, aprovação e monitoramento. Ferramentas como automações, rastreamento de alterações e alertas de vencimento de datas críticas ajudam a garantir que os contratos sigam as regulamentações desde sua criação até a execução final.
Erros comuns na gestão de contratos
Gestores de contratos que operam sem um sistema automatizado muitas vezes cometem erros como falta de atualização sobre mudanças legais, perda de prazos importantes e riscos de conformidade por negligência de cláusulas críticas. Esses erros podem facilmente ser evitados com um CLM, que não apenas automatiza processos, mas mantém um histórico detalhado de cada etapa do ciclo de vida do contrato.
Reduzindo riscos com a automação de contratos
Automatizar o ciclo de vida de um contrato significa reduzir significativamente os riscos de não conformidade. Ao depender de processos manuais, a empresa está vulnerável a falhas que poderiam ser facilmente evitadas. Com um CLM, é possível configurar processos e relatórios disparados automaticamente, que garantem a conformidade e o acompanhamento de cada etapa.
Ferramentas de um CLM, como controle de versões e rastreamento de auditoria, permitem que sua equipe esteja sempre ciente de qualquer alteração nos contratos. Além disso, modelos de contratos previamente aprovados e à prova de alterações podem garantir que os contratos estejam em conformidade com leis como a LGPD, por exemplo.
Essas funcionalidades são especialmente valiosas em setores regulamentados, onde um contrato fora da conformidade pode significar perdas financeiras e riscos de litígios. Usar um CLM ajuda a manter o controle e reduzir esses riscos ao mínimo.
Como evitar erros comuns de compliance contratual
Erros comuns de compliance podem ser evitados com o uso de um CLM. Aqui estão os principais desafios enfrentados pelos gestores de contratos sem o uso de uma solução automatizada:
- Falha na atualização de cláusulas obrigatórias – Sem automação, alterações regulatórias podem passar despercebidas, colocando contratos em risco.
- Perda de prazos e datas importantes – A ausência de workflows disparados automaticamente aumenta as chances de contratos expirarem ou perderem condições vantajosas.
- Processos manuais e ineficientes – Processos manuais de verificação são mais suscetíveis a erros humanos e aumentam a chance de não conformidade.
Impacto de falhas em compliance
Quando as empresas falham em manter seus contratos em conformidade, o impacto pode ser alto: multas por não conformidade, erros graves que podem resultar em processos judiciais que prejudicam a reputação da empresa, além de altos custos financeiros.
Eficiência com um CLM
O uso de um CLM não apenas previne esses erros, mas também melhora a eficiência geral da gestão de contratos. Contratos são rastreados, revisados e armazenados de maneira sistemática, garantindo que cada etapa siga rigorosamente os padrões de conformidade.
Além disso, o registro de eventos e os workflows automáticos garantem que sua empresa tenha sempre respostas para perguntas como: quem e quando solicitou o contrato? Quem o elaborou e quando? Quem e quando o aprovou? Quem autorizou a renovação?
Conclusão
A automação no gerenciamento de contratos, por meio de um CLM, é uma solução eficaz para garantir o compliance legal, reduzindo riscos e melhorando a eficiência operacional. Além de evitar erros comuns, essa tecnologia oferece ferramentas avançadas para garantir que cada contrato esteja sempre em conformidade com as normas e regulamentações aplicáveis.
Se você deseja levar a gestão de contratos da sua empresa a outro patamar e minimizar os riscos de conformidade, explore as soluções de CLM da simplesmenteUse.
Automatize seus processos contratuais e garanta que sua empresa esteja sempre em conformidade com as leis e regulamentos mais recentes. Saiba mais sobre gestão de contratos no blog da simplesmenteUse e no canal no Youtube CLM. De verdade.
