A automatização é uma das principais ferramentas para empresas que buscam tornar seus processos de contratos padronizados, ágeis e eficientes. Em vez de uma sequência de atividades manuais e repetitivas, com incontáveis trocas de e-mails, a automatização torna possível agilizar cada etapa do ciclo de vida dos contratos, desde a solicitação, criação até a renovação ou encerramento.
Neste artigo, vamos entender melhor os benefícios da automatização de contratos e as melhores práticas para garantir que sua empresa tire o máximo proveito desse recurso.
Benefícios da Automatização de Contratos
Implementar a automatização em um sistema de gestão de contratos traz inúmeros benefícios para a rotina corporativa, entre eles:
1. Redução de Erros
Ao eliminar a necessidade de preenchimento manual, a automatização reduz drasticamente os erros de digitação ou duplicação, o que é comum em processos manuais.
2. Aumento da Produtividade
Com menos etapas manuais, a equipe se torna mais produtiva e pode se dedicar a tarefas de maior valor agregado. Isso permite que os envolvidos com contratos, foquem em atividades estratégicas.
3. Cumprimento de Prazos e Obrigações
O sistema automatizado permite configurar alertas e workflows automáticos para garantir que prazos e obrigações sejam sempre cumpridos, evitando multas e problemas legais.
Boas Práticas para Automatizar o Ciclo de Vida dos Contratos
Para que a automatização realmente funcione bem, é fundamental seguir algumas práticas:
Defina Etapas do Processo
Mapear cada etapa do ciclo de vida dos contratos permite configurar a automatização de forma precisa. Saber onde ocorrem as aprovações, revisões e assinaturas evita falhas na implantação.
Revise o Processo
É fundamental que ao tirar o fluxo do papel, você repense cada etapa e se ela faz sentido, é preciso tomar cuidado para não engessar o dia a dia.
Treine a Equipe
A automação precisa de um bom suporte humano. Treinar a equipe é essencial para que todos conheçam o fluxo do sistema e saibam aproveitar ao máximo as funcionalidades da ferramenta.
Avalie o Desempenho do Sistema
Acompanhar o desempenho do sistema automatizado ajuda a identificar oportunidades de melhoria, permitindo ajustes e garantindo que o processo esteja sempre alinhado com as necessidades da empresa.
Conclusão
A automatização de contratos é um recurso poderoso para empresas que buscam eficiência e segurança na gestão contratual. Com um sistema automatizado, os contratos seguem um fluxo organizado e monitorado, desde a criação até a finalização.
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