Automação de processos e segurança na gestão contratual

Em um mundo corporativo cada vez mais dinâmico e digital, a automação de processos tornou-se essencial para aumentar a eficiência e produtividade nas empresas. Especialmente na gestão de contratos, onde documentos confidenciais e dados sensíveis estão envolvidos, o equilíbrio entre automação de processos e segurança jurídica é um desafio constante.

Ao adotar uma ferramenta como o CLM (Contract Lifecycle Management) da simplesmenteUse, as empresas conseguem não apenas automatizar seus processos, mas também manter altos níveis de segurança.

Neste artigo, vamos explorar como essa combinação é possível e quais são as estratégias recomendadas para garantir produtividade e visibilidade sem abrir mão da proteção de informações.

Desafios de Combinar Automação e Segurança

Com o avanço das tecnologias de automação, surge a preocupação de manter a segurança dos dados. Na gestão de contratos, isso é ainda mais sensível, considerando a complexidade e a confidencialidade dos documentos envolvidos.

Um dos principais desafios está relacionado ao acesso às informações, uma vez que algumas soluções acabam misturando dados, permitindo que usuários com diferentes níveis de acesso tenham contato com informações que não deveriam.

Esse é um problema especialmente comum quando a gestão de contratos é feita por meio de planilhas ou sistemas descentralizados. Além de não serem eficientes, esses métodos são vulneráveis a acessos indevidos, edições não autorizadas e perda de informações. O que poderia ser um processo automatizado e controlado, torna-se um risco para a segurança da empresa.

Ao automatizar a gestão de contratos com o CLM da simplesmenteUse, esses desafios podem ser superados. O sistema garante que apenas as pessoas autorizadas tenham acesso a contratos específicos, proporcionando governança e rastreamento de todas as atividades.

Com a automação, é possível configurar níveis de acesso de acordo com a hierarquia e responsabilidade dos usuários, prevenindo o compartilhamento desnecessário de informações.

Estratégias para Equilibrar Automação e Segurança

Combinar automação de processos com segurança jurídica na gestão de contratos requer a adoção de estratégias inteligentes e eficazes. Aqui estão algumas dicas para garantir que a automação traga produtividade sem comprometer a proteção dos dados:

1. Definir Papéis e Permissões Claras: Uma das estratégias mais importantes é estabelecer quem tem acesso a cada contrato e qual é o nível de permissão. O CLM da simplesmenteUse permite que você configure diferentes níveis de acesso, garantindo que apenas usuários autorizados possam visualizar ou editar determinados contratos.
2. Automatização com Controle de Acesso: O uso de um CLM proporciona automação sem renunciar ao controle. O sistema oferece funcionalidades de auditoria e rastreamento, permitindo que as empresas saibam exatamente quem acessou ou editou cada contrato, garantindo transparência e rastreabilidade em todo o processo.
3. Integração Segura com Outros Sistemas: A integração do CLM da simplesmenteUse aos ERPs e CRMs também é essencial para garantir que os dados estejam conectados de maneira segura. Isso evita a fragmentação das informações e facilita o controle centralizado. Ao automatizar o fluxo de contratos dentro de um sistema fechado e integrado, a segurança é fortalecida, diferentemente do uso de planilhas ou documentos manuais, muitas vezes trafegados em e-mails.
4. Monitoramento e Auditoria Contínua: A automação também facilita o processo de monitoramento de contratos. A partir consultas ao CLM, você pode verificar quem executou determinada atividade, quem tem acesso a que documentos e, até mesmo, quem tem acesso a que campos das telas de contratos.
5. Conformidade com Leis e Regulamentações: A automação ajuda na adequação de contratos às normas legais. No Brasil, por exemplo, a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) exige que empresas mantenham controle rigoroso sobre quem pode acessar dados sensíveis. Com um sistema de gestão de contratos automatizado, é possível garantir conformidade com essas leis, protegendo a empresa de riscos legais.

Ferramentas Recomendadas para Automação de processos e Segurança na Gestão de Contratos

Para garantir o equilíbrio entre automação e segurança, a escolha das ferramentas certas é fundamental. O CLM da simplesmenteUse oferece uma série de funcionalidades que auxiliam as empresas a automatizarem seus processos de maneira eficiente e segura. Além disso, é possível integrar essa solução a outras ferramentas que agregam valor à gestão de contratos:

• Plataforma de Assinatura Digital: A integração do CLM da simplesmenteUse às plataformas de assinatura digital permite que contratos sejam assinados de maneira segura e ágil, garantindo a validade jurídica dos documentos sem comprometer a segurança, além disso, agiliza os processos de upload e download dos documentos.
• ERP e CRM: Como mencionado anteriormente, a integração aos sistemas ERP e CRM proporciona uma visão mais ampla e centralizada dos contratos. Isso garante maior visibilidade sobre os dados e facilita o controle sobre quem pode acessar cada informação.
• Soluções de Auditoria e Rastreabilidade: Ferramentas que monitoram o histórico de acesso e alterações feitas nos contratos são essenciais para manter a segurança. O CLM da simplesmenteUse inclui funcionalidades de auditoria, oferecendo transparência e controle total sobre as atividades relacionadas aos contratos.

Exemplos Práticos

Imaginemos um cenário comum em muitas empresas, onde um departamento jurídico gerencia diversos contratos com fornecedores, clientes e parceiros.

Antes da automação, a equipe gastava horas lidando com processos manuais, desde a solicitação, passando pela criação de contratos até o acompanhamento de aprovações e assinaturas. Além disso, os documentos estavam espalhados em diferentes sistemas ou planilhas, dificultando o rastreamento e aumentando o risco de acessos indevidos.

Com a implementação do CLM da simplesmenteUse, essa empresa pode automatizar todo o ciclo de vida dos contratos: da solicitação e elaboração até o seu encerramento.

A integração à assinatura digital acelera o processo de fechamento de contratos, enquanto a auditoria contínua garante que todas as alterações e acessos sejam devidamente registrados. Dessa forma, a empresa não só ganha produtividade, como também fortalece a segurança e a governança dos contratos.

Conclusão

Equilibrar automação e segurança na gestão de contratos é um desafio que as empresas precisam enfrentar para garantir agilidade sem descuidar da proteção de dados.

Ao automatizar a gestão de contratos com o CLM da simplesmenteUse, é possível fazer com que as pessoas que utilizam a ferramenta ganhem produtividade, governança, rastreabilidade e transparência.

Automatizando a gestão de contratos, ganha-se mais visibilidade e condições de enxergar tudo que acabaria perdido em planilhas, por exemplo. Você também pode fazer a melhor gestão de quem tem acesso a cada contrato, aumentando a escala de segurança.

Com a automação por meio do CLM da simplesmenteUse, seu negócio tem um sistema robusto, integrado, em vez de planilhas ou outros formatos sobre os quais você não tem segurança em relação aos acessos.

Ferramentas como o CLM da simplesmenteUse oferecem uma solução completa, permitindo que as empresas automatizem seus processos enquanto mantêm um controle rigoroso sobre quem pode acessar e modificar os contratos.

Se você está buscando otimizar sua gestão de contratos de forma segura, conheça as soluções da simplesmenteUse e veja como é possível alcançar o equilíbrio ideal entre automação e segurança. Oferecemos soluções para gestão de contratos há mais de 20 anos.

Para saber mais sobre como essas soluções podem proporcionar uma nova realidade à sua gestão de contratos, visite o blog da simplesmenteUse.