Você tem tudo organizado e controlado para responder ao seu diretor se ele perguntar quantos contratos serão reajustados no ano que vem para fazer o orçamento?
E se a sua empresa passa por auditoria documental, sabe aquela melhoria apontada pela última visita dela? Você implementou e deixou tudo pronto para a próxima auditoria?
E quando chega a auditoria e solicita uma relação dos terceiros que trabalham na empresa, por exemplo, você sai em busca das informações em planilhas ou e-mails, batendo de porta em porta nos departamentos?
As auditorias documentais e a gestão de contratos são duas práticas que, quando integradas, proporcionam uma estrutura robusta para minimizar riscos, garantindo a conformidade e a otimização das operações. Neste blogpost, exploraremos como essas duas práticas se complementam e como elas podem beneficiar sua empresa.
Portanto, se você tem a sensação de estar perdido em uma pilha de papéis, esse texto é para você. Veja os detalhes nos próximos parágrafos com a simplesmenteUse.
O que é Auditoria Documental e Gestão de Contratos?
Auditoria Documental é o processo de examinar e verificar a documentação de uma empresa para garantir sua precisão e conformidade com as normas legais, trabalhistas, previdenciárias e internacionais. Por outro lado, a Gestão de Contratos envolve a criação, execução e análise sistemática de contratos para maximizar o desempenho operacional e reduzir riscos.
Como a Auditoria Documental e a Gestão de Contratos Trabalham Juntas?
1. Gestão de Riscos
Identificação de Falhas e Irregularidades
A auditoria documental desempenha um papel crucial na identificação de falhas e irregularidades nos contratos. Isso pode incluir cláusulas ambíguas, falta de documentação comprobatória ou descumprimento de obrigações contratuais.
Por exemplo, um contrato pode ter termos vagos que podem ser interpretados de várias maneiras, levando a disputas futuras.
Prevenção e Mitigação de Riscos
A gestão de contratos, por sua vez, implementa medidas para prevenir e mitigar esses riscos. Isso pode ser feito por meio de revisões periódicas dos contratos, criação de checklists detalhados e definição de indicadores de desempenho.
Por exemplo, ao revisar contratos regularmente, a empresa pode identificar cláusulas problemáticas e renegociar os melhores termos antes que os problemas surjam.
2. Conformidade Legal
Verificação de Conformidade
A auditoria documental verifica se os contratos estão em conformidade com a legislação vigente, normas internas da empresa e boas práticas de mercado. Isso é essencial para evitar multas, sanções e litígios.
Por exemplo, contratos que não têm a documentação das contratadas verificada e controlada podem resultar em corresponsabilidade em caso de litígios.
Cumprimento dos Termos
A gestão de contratos garante que os termos do contrato sejam cumpridos pelas partes envolvidas. Isso evita problemas legais e financeiros.
Por exemplo, uma empresa que garante o cumprimento rigoroso dos termos contratuais pode evitar ações judiciais e manter boas relações com seus parceiros de negócios.
3. Eficiência Operacional
Identificação de Gargalos
As auditorias documentais identificam gargalos e ineficiências no ciclo de vida dos contratos, como atrasos na assinatura, pagamentos indevidos ou baixa qualidade dos serviços prestados. Isso permite que a empresa veja onde pode melhorar seus processos.
Implementação de Processos Eficientes
A gestão de contratos implementa processos mais eficientes, otimizando o tempo e os recursos da empresa.
Por exemplo, a automatização dos fluxos de trabalho de contratos pode reduzir significativamente o tempo necessário para elaborar, alterar, renovar e renegociar contratos, aumentando a produtividade geral, além de manter um histórico completo de quem fez cada uma destas ações.
4. Tomada de Decisões e Governança Corporativa
Informações Estratégicas
A auditoria documental fornece informações valiosas para a tomada de decisões estratégicas, como a renovação ou rescisão de contratos, a escolha de fornecedores e a alocação de recursos. Essas informações ajudam a empresa a tomar decisões mais informadas e estratégicas.
Negociação e Redução de Custos
A gestão de contratos utiliza essas informações para negociar melhores condições contratuais, reduzir custos e aumentar a rentabilidade da empresa.
Por exemplo, uma empresa pode usar os dados de auditoria para negociar preços melhores com fornecedores, resultando em economias significativas.
5. Governança Corporativa
Promoção da Transparência
As auditorias documentais contribuem para a boa governança corporativa ao promover a transparência, a prestação de contas e o controle interno da empresa. Isso garante que todas as partes interessadas tenham acesso a informações precisas e atualizadas sobre os contratos da empresa.
Proteção dos Interesses
A gestão de contratos é um elemento essencial da governança corporativa, pois garante que os interesses da empresa sejam protegidos e que os recursos sejam utilizados de forma responsável.
Por exemplo, a gestão cuidadosa dos contratos pode evitar desperdícios e fraudes, protegendo os ativos da empresa.
Cumprimento, Eficácia, Eficiência, Conformidade e Transparência
Em resumo, a auditoria documental e a gestão de contratos trabalham juntas para garantir que os contratos sejam:
- Cumpridos: As partes cumprem suas obrigações de acordo com os termos do contrato.
- Eficazes: Os contratos atingem os objetivos desejados e geram valor para a empresa.
- Eficientes: Os contratos são gerenciados de forma eficiente, otimizando o tempo e os recursos da empresa.
- Conforme: Os contratos estão em conformidade com a legislação vigente, normas internas da empresa e boas práticas de mercado.
- Transparentes: As informações sobre os contratos são claras, precisas e acessíveis às partes interessadas.
Ferramentas Tecnológicas para Otimização
A utilização de ferramentas tecnológicas, como softwares de gestão de contratos, pode facilitar e otimizar os processos de auditoria e gestão de contratos. Essas ferramentas ajudam a automatizar tarefas repetitivas, melhorar a visibilidade dos contratos, permitir uma análise mais aprofundada e garantir que as políticas da empresa estão sendo cumpridas.
Investindo em Auditoria Documental e Gestão de Contratos
Auditorias documentais e gestão de contratos são ferramentas essenciais para as empresas que desejam gerenciar seus contratos de forma eficiente, eficaz e segura. Ao investir nessas áreas, a empresa irá reduzir riscos, aumentar sua rentabilidade e fortalecer sua governança corporativa.
Para saber mais sobre como sua empresa pode se beneficiar de uma auditoria documental eficaz e de uma gestão de contratos otimizada, entre em contato com a simplesmenteUse. Nossas soluções são projetadas para ajudar sua empresa a alcançar eficiência operacional e conformidade legal. Fale conosco e descubra como podemos transformar a gestão de seus contratos!
