Gestão do Ciclo de Vida de Contratos –         A realidade na maioria das empresas

Gestão do Ciclo de Vida de Contratos – A realidade na maioria das empresas

08/05/2020

Todo negócio tem como base a existência de um contrato ou de um instrumento com força contratual entre quem fornece e quem adquire produtos ou serviços.

Se a especialização e a globalização são tendências irreversíveis, não é exagero dizer que administrar empresas hoje em dia é, em larga medida, gerenciar contratos, não importa se sua empresa contratou ou se foi contratada.

Certamente sua empresa contrata ou fornece serviços dos mais diversos tipos e necessita de informações que apoiem a tomada de decisão:

•  Quais contratos são estratégicos para a operação e quais são acessórios?
•  Quais parceiros são essenciais e quais facilmente substituíveis?
•  Quais contratos representam maior risco?

Estas perguntas estão longe de serem irrelevantes. Um incidente envolvendo um parceiro estratégico pode comprometer seriamente a operação, trazer prejuízos financeiros, processos trabalhistas, perda de imagem interna e externa, etc.

O cenário atual na maioria das empresas brasileiras

A Gestão de Contratos ficou fora das últimas ondas de informatização que atenderam de forma integrada a produção, as finanças, os recursos humanos e outras áreas da empresa.

De acordo com o que perguntamos aos participantes da nossa última apresentação online em 16 de abril de 2020, 70% das empresas ainda utilizam planilhas e emails para controlar seus contratos, o que comprova esta afirmação.

Os riscos que se corre

Vários atores são envolvidos nas etapas da Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos.

O que acontecerá se você descobrir que a empresa contratada não cumpre suas obrigações trabalhistas? Sua empresa pode se envolver em dezenas, centenas ou milhares de ações trabalhistas.

Mas este é apenas o risco mais primário. Há outras questões importantes do ponto de vista da estratégia da organização:

•  Demora na formalização dos contratos
•  Desconhecimentos dos gargalos na formalização dos contratos
•  Dificuldades para responder aos questionamentos da auditoria
•  Perda de prazos para renovações
•  Perda de prazos para reajustes
•  Perdas financeiras por negociações sem informações confiáveis
•  Extravios de contratos e documentos
•  Corresponsabilidade em processos trabalhistas de terceiros
•  Dificuldades em processos jurídicos por não ter gestão de documentos contratuais
•  Falta de integração entre as áreas que precisam das informações.

Por que fazer a Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos?

Gerenciar contratos é muito mais que analisar cláusulas e avisar que o vencimento está próximo, é cuidar de todos os aspectos desde a sua solicitação até o seu encerramento.

A adoção de ferramentas que possibilitem a gestão de todo o fluxo de trabalho, que envolvam toda a empresa, deem visibilidade e rastreabilidade é essencial na empresa bem administrada.

Dada a quantidade de detalhes, as equipes cada vez mais enxutas, prazos apertados e riscos envolvidos, a Gestão de Contratos não pode ser efetiva, mesmo em empresas pequenas, sem o apoio da informatização.

Os benefícios são rapidamente percebidos e sua empresa terá um olhar de governança sobre tudo o que acontece com seus contratos.

A simplesmenteUse nasceu para criar a mais completa e flexível solução para Gestão do Ciclo de Vida de Contratos e há mais de 15 anos leva às empresas a importância da tecnologia nesta gestão.

* Por Angela Zander, sócia fundadora da simplesmenteUse.
Solicite a apresentação que foi ao ar no dia 16/04 e demonstração do sistema clicando aqui.

 

 

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