“O sistema facilitou a Gestão de Contratos de Compras nas Instituições da Organização. Os dados, antes registrados em planilhas, agora estão em um banco de dados único e o sistema disponibiliza informações e documentos para as partes interessadas sem a necessidade de envio físico de material. Isto resultou também na redução de gastos com impressões e postagens. O sistema organizou a rotina e proporcionou agilidade e segurança nos processos de gestão do ciclo de vida dos contratos. A interface é amigável o que facilita a interação com os usuários”

“Nosso objetivo com o simplesmenteUse é gerir a cadeia de contratos de forma integrada. Atualmente vários setores já fazem as solicitações de análise e confecção de novos contratos via sistema, o que nos permitiu ter maior segurança nas informações.
A implantação do sistema também trouxe maturidade nas relações internas e externas, já que esta gestão é feita de acordo com processos claros de aprovação.
Nosso grande desafio para 2017 é estender este formato para todos os setores da empresa bem como definir os indicadores da área de gestão de contratos.”

“Nosso objetivo com a implantação do sistema era ter controle sobre os contratos e a documentação dos fornecedores.
Antes do simplesmenteUse estes controles eram feitos através de planilhas de cálculo.
Com a ferramenta de workflows controlamos cada passo dos processos de contratação obtendo pelo sistema os pareceres das áreas solicitantes e as aprovações dos Gerentes e Diretores envolvidos. Isto impactou muito na contratação de serviços com a agilização dos processos e a facilidade do acompanhamento de suas etapas”.

“Nosso objetivo era implantar uma ferramenta que nos ajudasse a organizar e controlar os terceiros que prestam serviços em nosso site.
Até então trabalhávamos de forma manual controlando tudo com planilhas de cálculo e trocas de e-mails. O controle era inadequado e o resgate de informações e documentos difícil.
Hoje temos, além dos contratos registrados no sistema, os documentos ligados a cada um deles e que precisamos controlar mensalmente, semestralmente e anualmente. Temos segurança nas informações e fácil resgate dos documentos. Na Portaria, nossa recepção sabe prontamente se determinada pessoa (terceiro) pode entrar para trabalhar ou não em função da documentação estar em dia ou vencida”.

“Utilizávamos um sistema que permitia apenas a solicitação de análise ou elaboração de minutas contratuais pelos usuários de nossos Departamentos e Filiais ao Departamento Jurídico. Não havia nenhuma gestão sobre a vigência e as obrigações contratuais.
Hoje os usuários de nossas Filiais e Departamentos solicitam ao Departamento Jurídico a análise e elaboração de minutas contratuais através do sistema da simplesmenteUse e todo o processo de análise e elaboração de contratos, aditivos e rescisões contratuais fica registrado no sistema.

Após a celebração dos contratos, o sistema controla a sua vigência e o cumprimento das obrigações contratuais, enviando alertas automáticos para o e-mail dos usuários e gerências responsáveis pela gestão dos contratos. O Departamento Jurídico também tem acesso a relatórios de contratos.”

“Implantamos o simplesmenteUse há mais de oito anos.
Antes da implantação tínhamos apenas um pequeno banco de dados com informações sobre os contratos. Não tínhamos como fazer o acompanhamento das vigências, dos reajustes e de particularidades de cada contrato.
Com o simplesmenteUse podemos gerenciar efetivamente os contratos e temos acesso imediato aos documentos.”